Danışmanlık – 1245 Ankara, 16.01.2017
Özü: İmza onaylaması, imza beyannamesi ve imza sirküleri işlemleri ile ticaret şirketleri ve bazı kurum ve kuruluşların temsili hk.
G E N E L G E
(1)
........................ NOTER ODASI BAŞKANLIĞINA
........................ NOTERLİĞİNE
İMZA ONAYLAMASI, İMZA BEYANNAMESİ VE İMZA SİRKÜLERİ İŞLEMLERİ:
Noterliklerde yapılan, imza onaylaması, imza beyannamesi ve imza sirküleriyle ilgili açıklamaları içeren ve değişik tarihlerde duyurulan genelge ve genel yazıların ayıklanmaları ile toplanmaları çalışması kapsamında hazırlanan bu genelge, Yönetim Kurulunun 09.01.2016 günlü toplantısında görüşülerek kabul edilmiştir.
Eski metinlerde geçen ve yürürlükten kaldırılan mevzuat güncellenmiş halde Genelge’ye işlenmiştir.
1- GENEL OLARAK İMZA ONAYLAMASI, İMZA BEYANNAMESİ VE İMZA SİRKÜLERİ:
Noterliklerde imza onaylaması işlemleri; imza onaylaması, imza beyannamesi ve imza sirküleri olarak üç şekilde yapılmaktadır. Buna göre;
1.1- İmza onaylaması:
a) Tanımı:
İmza onaylamaları, iş sahiplerinin herhangi bir sıfat ve unvan belirtmeden ve büyük çoğunlukla ticari hayat dışında kullanacakları imza şeklinin onaylanmasıdır.
6098 sayılı Türk Borçlar Kanununun 16 ncı maddesi “İmza atamayanlar, imza yerine usulüne göre onaylanmış olması koşuluyla, parmak izi, el ile yapılmış bir işaret ya da mühür kullanabilirler” hükmünü içerdiğinden, imza atabilenlerin el ile atılmış imzaları yanında, imza atamayanların imza yerine kullandıkları parmak izi, el ile yapılmış bir işaret ya da mühürlerinin de noterliklerde onaylanması mümkündür.
b) El ile atılmış imzanın, imza atamayanların imza yerine kullandıkları parmak izi, el ile yapılmış bir işaret ya da mühürlerinin iş kâğıdında yan yana üç kez atılacağı/basılacağı:
Herhangi bir anlaşmazlık halinde yapılacak karşılaştırmaya esas olabileceği dikkate alınarak, Adalet Bakanlığının bir genelgesinde de işaret edildiği üzere, onaylama işleminin, onaylanacak imzanın veya imza yerine kullananların tek olarak alınması/basılması şeklinde değil, iş kâğıdında yan yana üç kez atılmak/basılmak suretiyle yapılması gerekmektedir.
c) İşleme herhangi bir dayanak belge eklenmeyeceği:
İmza onaylanması işlemlerinde imza sahibinin kimliğinin saptanması amacıyla kimliğinden başka bir belge aranmaz ve işleme her hangi bir dayanak bir belge eklenmez.
1.2- İmza beyannamesi (Tescil talepnamesi) (Gerçek ve tüzel kişi tacirlerde):
6102 sayılı TTK’nın;
12 nci maddesinde gerçek kişi tacir, bir ticari işletmeyi, kısmen de olsa, kendi adına işleten kişi,
16 ncı maddesinde ise tüzel kişi tacir, ticaret şirketleriyle, amacına varmak için ticari bir işletme işleten vakıflar, dernekler ve kendi kuruluş kanunları gereğince özel hukuk hükümlerine göre yönetilmek veya ticari şekilde işletilmek üzere Devlet, il özel idaresi, belediye ve köy ile diğer kamu tüzel kişileri tarafından kurulan kurum ve kuruluşlar,
Olarak tanımlanmıştır.
Keza aynı Kanunun 124 üncü maddesinin birinci fıkrasında da ticaret şirketleri sayılmış ve bunların, kollektif, komandit, anonim, limited şirketler ile kooperatifler olduğu belirtilmiştir.
a) Her tacirin kullanacağı ticaret unvanını ve bunun altına atacağı imzayı onaylatma (imza beyannamesi verme) zorunluluğu ve bunun yapılacağı merciler:
6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 40 ıncı maddesinde, her tacirin, ticari işletmenin açıldığı günden itibaren onbeş gün içinde, ticari işletmesini ve seçtiği ticaret unvanını, işletme merkezinin bulunduğu yer ticaret siciline tescil ve ilan ettirmek zorunda olduğu ve bunun için de, her tacirin kullanacağı ticaret unvanını ve bunun altına atacağı imzayı notere onaylattırdıktan sonra, tacir tüzel kişi ise, unvanla birlikte onun adına imzaya yetkili kimselerin imzalarının da notere onaylattırılarak sicil müdürlüğüne verilmesi gerektiği belirtilmiştir.
6102 sayılı TTK’nın 40 ıncı maddesinde sadece imza onaylamasından bahsedilmiş, beyanname deyimine yer verilmemiş ise de, Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 23, 47, 49, 52, 58, 61 ve 66’ncı maddelerinde aynı nitelikte olan bu onaylama işlemine “imza beyannamesi” tanımıyla yer verilmesi nedeniyle noterliklerde, TTK’nın 40 ıncı maddesi doğrultusunda gerçekleştirilen bu onaylama işlemi imza beyannamesi adı altında yapılmaktadır.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 40 ıncı maddesine 09.08.2016 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 6728 sayılı Kanun ile “Gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imza atmaya yetkili kişi, ticaret unvanını ve bunun altına atacağı imzayı, noter onayı şartı aranmaksızın ticaret sicili müdürü yahut yardımcısı huzurunda yazılı beyanda bulunmak suretiyle de verebilir.” cümlesi eklenerek, bu konudaki “noterde onaylama” zorunluluğu kaldırılmış, noter yanında ticaret sicil müdürlüklerinde de bu işlemin yapılabileceği hükmü getirilmiştir.
6098 sayılı Türk Borçlar Kanununun 16 ncı maddesi “İmza atamayanlar, imza yerine usulüne göre onaylanmış olması koşuluyla, parmak izi, el ile yapılmış bir işaret ya da mühür kullanabilirler” hükmünü içerdiğinden, tacirlerden imza atabilenlerin el ile atılmış imzaları yanında, imza atamayanların imza yerine kullandıkları parmak izi, el ile yapılmış bir işaret ya da mühürlerinin de, kullanacakları unvanla birlikte onaylanması suretiyle imza beyannamelerinin yapılması da mümkündür.
İmza beyannamesi, ticaret sicil müdürlüğünde tescilin yapılabilmesi için gerçek veya tüzel kişi tacirler tarafından verilen bir belgedir. Kollektif, komandit, anonim ve limited şirket temsilcilerinin şirket adına işlem yapabilmeleri için bu şirketlerin tüzel kişiliklerinin bulunması gerekmektedir. Sözü edilen Kanunun 232, 317, 355 ve 588 inci maddeleri gereğince kollektif, komandit, anonim ve limited şirketler tescil edilmekle tüzel kişilik kazandıklarından, temsilciler ancak tescilden sonra şirketi temsil edebilirler. Bu sebeple, imza beyannamelerinde temsilcinin yetkilerine ilişkin herhangi bir açıklamaya yer verilmemelidir. Şirket tüzel kişilik kazanmadan şirketi temsile yetkili kişilerin şirket adına işlem yapmalarını mümkün kılacak ya da en azından bu izlenimi yaratacak bir belgenin noterlerce onanması son derece sakıncalıdır. Bu nedenle, imza beyannamesinin imza sirküleri niteliğinde olmadığını daha belirgin bir hale getirebilmek amacıyla belgenin sağ üst köşesine (Bu beyanname imzaların ticaret siciline tescilini sağlamak amacı ile onaylanmış olup sirküler niteliğinde değildir.) ibaresinin eklenmesi bu konudaki duraksamaları ortadan kaldıracaktır.
Bu Genelge ile yürürlükten kaldırılan 2014/4 ve 75 sayılı Genel Yazılarda belirtilen ve Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 24 üncü maddesi gereğince verilen taahhütname imza beyannamesi niteliğinde değildir. Bu taahhütname, ilgili tarafından imzalanarak verilen noter onayı taşımayan bir belgedir.
b) El ile atılmış imzanın, imza atamayanların imza yerine kullandıkları parmak izi, el ile yapılmış bir işaret ya da mühürlerinin iş kâğıdında yan yana üç kez atılmasının/basılmasının zorunlu olduğu:
Ticaret Sicili Yönetmeliği’nin 42 nci maddesinin 3 üncü fıkrası “Notere onaylattırılacak imzaların en az üç defa atılmış olması şarttır” hükmünü içerdiğinden, yapılacak imza beyannamelerinin onaylanacak imzanın veya 6098 sayılı Türk Borçlar Kanununun 16 ncı maddesi hükmü uyarınca imza yerine kullanılanların iş kâğıdında yan yana üç kez atılmak/basılmak suretiyle yapılması zorunludur.
c) İşleme herhangi bir dayanak belge eklenmeyeceği:
İmza beyannamesi işlemlerinde imza sahibinin kimliğinin saptanması amacıyla kimliğinden başka bir belge aranmaz ve işleme her hangi bir dayanak bir belge eklenmez.
ç) Ticaret sicil müdürlüklerine verilmek üzere tacirler dışında imza beyannamesi yapılacaklar:
Ticaret Sicili Yönetmeliği’nin;
47 nci maddesi uyarınca, ticari temsilcilerin tescilinde ticari temsilcinin,
52 nci maddesi uyarınca, derneklere ait ticari işletmelerin tescil başvurusunda ticari işletmeleri temsile yetkili kişilerin,
55 inci maddesi uyarınca, vakıflara ait ticari işletmelerin tescil başvurusunda temsile yetkili kişilerin,
58 inci maddesi uyarınca, Devlet, il özel idaresi, belediye, köy ve diğer kamu tüzel kişileriyle kamuya yararlı dernekler ve gelirinin yarısından fazlasını kamu görevi niteliğindeki işlere harcayan vakıflara ait ticari işletmelerin tescil başvurusunda temsile yetkili kişilerin,
61 inci maddesi uyarınca, donatma iştirakinin tescil başvurusunda gemi müdürünün veya iştiraki temsile yetkili kişilerin,
66 ncı maddesi uyarınca, şirketin sona ermesine ilişkin tescil başvurusunda tasfiye memurlarının (“Tasfiye halinde” ibaresi eklenmiş şekilde),
120 nci maddesi uyarınca, merkezi Türkiye’de bulunan ticari işletmelerin şubelerinin tescil isteminde şubeyi temsile yetkili kılınan kişilerin,
122 nci maddesi uyarınca, merkezleri Türkiye dışında bulunan ticari işletmelerin Türkiye’deki şubelerinin tescilinde şubeyi temsil edecek kişi veya kişilerin,
125 inci maddesi uyarınca, merkezi yurtdışında bulunan şirketin Türkiye şubesinin faaliyetinin sona ermesi üzerine şube kaydının silinmesinde, tasfiye memurlarının (“Tasfiye halinde” ibaresi eklenmiş şekilde)
Kullanacakları ticaret unvanını ve bunun altına atacakları imzayı içeren imza beyannamelerinin de verilmesi zorunludur.
d) Kooperatiflerde imza beyannamesi:
Ticaret Sicili Yönetmeliği’nin 109 uncu maddesi uyarınca, bir kooperatifin kuruluşunun tesciline ilişkin başvuruda ticaret sicil müdürlüğüne, kooperatifi temsil ve ilzama yetki verilen kişilerin noter huzurunda kooperatif unvanı altında atılmış imza beyannamelerini vermeleri zorunludur.
1163 sayılı Kooperatifler Kanununun 98 inci maddesinin, bu Kanunda aksine açıklama olmayan hususlarda Türk Ticaret Kanunundaki anonim şirketlere ait hükümlerin uygulanacağına dair hükmü içermesi nedeniyle, anonim şirket temsilcileriyle ilgili olarak yukarıda yer alan hükümler, tescili yapılacak kooperatifler ve bunların temsilcileri için de uygulanacaktır.
1.3- İmza sirküleri:
a) Genel olarak:
Türk Dil Kurumunca, “bir resmî daire veya ticari kuruluşta imza atmaya yetkili kimselerin imza örneklerini öncelik sırasına göre içeren imza belgesi.” olarak tanımlanan imza sirküleriyle ilgili olarak, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile Ticaret Sicili Yönetmeliği ve 6098 sayılı Türk Borçlar Kanununda “imza sirküleri” ibaresine yer verilmediği gibi buna ilişkin bir tanım da mevcut değildir.
Sözü edilen Kanunlarda “imza sirküleri” ibaresine yer verilmemesine karşılık, bazı tüzük ve yönetmeliklerde bu ibareye yer verilmiş ve bazılarında bunun noter onaylı olması şartı da aranmıştır. (Tapu Sicili Tüzüğü’nün 18 inci, Karayolları Trafik Yönetmeliği’nin 79 uncu, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 38 inci, İş Yeri Dışında Kurulan Sözleşmeler Yönetmeliği’nin 20 nci maddelerinde olduğu gibi.) Diğerlerinden farklı olarak, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 38 inci maddesinde imza beyannamesi ve imza sirküleri ayrımına yer verilmiş ve ihalelerde aday veya isteklilerin gerçek kişi olması halinde noter tasdikli imza beyannamesinin, tüzel kişi olması halinde ise tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin isteneceği belirtilmiştir.
Sözü edilen Kanunlar ve Yönetmeliklerde yasal bir dayanağı olmamakla birlikte noterliklerde düzenlenen imza sirkülerinde, ilgilinin imzası yanında, temsil yetkisini gösteren belgeler esas alınmak suretiyle kurumsal sıfatına, temsil yetkisinin kaynağına ve içeriğine de yer verilmektedir. Bu işlemle, daha önce usulünce temsilci olarak belirlenmiş kişiye verilmiş yetkilerin, dayanak belgelerine göre bir araya toplandığı, noter tarafından onaylanmış bir belge yapılmaktadır. İmza sirküleri yapılan kişiye bu belge ile noter tarafından bir temsil yetkisi ve belgesi verilmemektedir. Noterlikte yapılan; kaynağı, kanunlar, sözleşmeler veya yetkili organlar tarafından verilmiş bir karar olan temsil yetkisinin imza ile birlikte belgeye aktarılıp onaylanmasıdır. İmza sirkülerini, imza onaylaması ile imza beyannamesinden ayıran husus imza örneği yanında imza sahibinin (temsilcinin) usulünce belirlenmiş yetkilerini, yetkilerinin dayanağını ve sıfatını gösteren bir belge olmasıdır.
b) İmza sirkülerinin yapılması sırasında dikkat edilmesi gereken hususlar:
İmza sirküleri, onaylanacak imzanın veya 6098 sayılı Türk Borçlar Kanununun 16 ncı maddesi hükmü uyarınca imza yerine kullanılanların iş kâğıdında noter huzurunda yan yana üç kez atılmak/basılmak suretiyle yapılacaktır.
Klişe (baskı) şeklinde hazırlanmış veya önceden bir donamıma yüklenmiş bir imza, el ürünü imza ile aynı nitelikte olmadığından bunların onayı ve dolayısıyla imza sirküleri yapılmayacaktır.
Noterliklerde düzenlenen imza sirküleri içeriğinde, ilgilinin imzası yanında, temsil yetkisini gösteren belgeler esas alınmak suretiyle kurumsal temsil yetkisine de yer verildiğinden, bu yetkilerin imza sirkülerine doğru şekilde aktarılmasına, dayanak belgeler ile imza sirküleri metni arasında herhangi bir fark olup olmadığına dikkat edilmelidir.
Temsil yetkisine sahip olanların görevlerini belirli bir süre ile yapabilecekleri belirlenmiş ise, imza sirkülerinde bu süre mutlaka gösterilmelidir.
c) İmza sirkülerinin örneklerinin çıkarılabileceği:
Adalet Bakanlığı Hukuk İşleri Genel Müdürlüğünün 01.07.1988 tarihli ve 25013 sayılı yazısı ile bu Genelge ile yürürlükten kaldırılan 07.07.1988 tarihli ve 42 sayılı genelge ekinde bulunan Maliye ve Gümrük Bakanlığı Gelirler Genel Müdürlüğünün 05.05.1988 tarihli ve HARÇ: 2232314-147/30187 sayılı yazısında yer alan görüş uyarınca; imza sirkülerinin ancak fotokopi suretiyle çıkartılmış örneklerinin noterlikçe onayı mümkün bulunmaktadır. Bu durumda, asıl gibi kullanma imkânına sahip olması sebebiyle söz konusu örneklerin beher imza için onaylama harcına tabi tutulması gerekmektedir.
ç) İmza sirküleri asıl ve örneklerinin saklanacağı cilbentler:
İmza sirküleri örneklerinin hangi cilbentte saklanması gerektiğine ilişkin başvuruların, Yönetim Kurulu'nun 02.04.2002 günlü toplantısında görüşülmesi sonunda;
“İmza sirkülerinin fotokopi ile çıkarılan örneklerinden asıl gibi harç ve damga vergisi alınmasının, imza örneğinin işlemde bulunması ve asıl gibi kullanılmasından kaynaklandığı, asıl işlemin (A) cilbendinde saklı bulunduğu, yapılan bu işlemin örnek işlemi olması ve esasen fotokopi sureti ile çıkartılan işlemlerde imza tatbikatı yapılmasının da mümkün bulunmaması birlikte değerlendirilerek, fotokopi sureti ile çıkartılan imza sirküleri örneklerinin (B) cilbendine takılması gerektiğine” karar verildiğinden bu yönde işlem yapılması icap etmektedir.
2- 6102 SAYILI TÜRK TİCARET KANUNUNDA YER ALAN TEMSİL HÜKÜMLERİ VE BU HÜKÜMLER DOĞRULTUSUNDA YAPILACAK İMZA SİRKÜLERİ:
2.1- Gerçek kişi tacirlerin ticari işletmesi adına iş ve işlem yapabilmesi ve bunlar için imza sirküleri yapılması:
a) Gerçek kişi tacirin ticari işletmesi adına iş ve işlem yapabilmesi için ticaret unvanının tescil edilmesinin zorunlu olduğu:
6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 40 ıncı maddesinin birinci fıkrası gereğince, her gerçek kişi tacirin, ticari işletmenin açıldığı günden itibaren onbeş gün içinde, ticari işletmesini ve seçtiği ticaret unvanını, işletme merkezinin bulunduğu yer ticaret siciline tescil ve ilan ettirmesi zorunludur. Aynı maddenin ikinci fıkrasında da “Her tacir kullanacağı ticaret unvanını ve bunun altına atacağı imzayı notere onaylattırdıktan sonra sicil müdürlüğüne verir.” hükmü yer almaktadır.
Gerçek kişi tacirin, iş ve işlemlerinde ticaret unvanını kullanabilmesi, ticari işletmesi adına işlem yapabilmesi için bu unvanını yukarıda belirtilen hükümler doğrultusunda tescil ettirmesi gereklidir. Tescil işleminin yapıldığının anlaşılması halinde, noterliklerde gerçek kişi tacirin imza sirküleri yapılmalıdır. Tescil edilmemiş bir ticari unvanı içerecek şekilde gerçek bir kişinin imza sirkülerinin yapılmasının noterleri sorumluluk altına sokabileceği dikkate alınmalıdır.
b) Gerçek kişi tacirler için yapılacak imza sirkülerine eklenecek dayanak belge:
Gerçek kişi tacirler için imza sirküleri yapılmasında, imza sahibinin kimliğinin saptanması amacıyla kimliği yanında, ilan yapılmış ise ticaret unvanının tescil edildiğini gösteren ticaret sicil gazetesi (aslı veya internet sitesinden indirilmiş örneği) veya ilan işleminin tamamlanamadığı durumlarda ticaret müdürlüğünden alınmış yazı istenecek ve işleme dayanak olarak eklenecektir.
Aynı uygulama esnaflar bakımından da geçerli olup, Esnaf Sicil Gazetesi ya da esnaf sicilinden bu unvanın tescilli olduğuna dair belge aranmalıdır.
2.2- Kollektif şirketlerde temsil ve imza sirküleri yapılması:
Kollektif şirketlerde yönetim yetkisi ile temsil yetkisi ayrılmış olup, 218 ila 223 üncü maddelerinde yönetim yetkisine, 233 ila 235 inci maddelerde ise temsil yetkisine ilişkin hükümlere yer verilmiştir.
a) Kollektif şirket temsilcisinin belirlenmesi ve temsil yetkisi:
6102 s. TTK’nın 213 üncü maddesinin birinci fıkrasının (f) bendi gereğince, kollektif şirket sözleşmesinde, şirketi temsile yetkili kimselerin ad ve soyadları, bunların yalnız başına mı, yoksa birlikte mi imza koymaya yetkili olduklarının yazılması zorunludur.
Bu hükümden anlaşılacağı üzere, kollektif şirketlerde temsilcinin kimliği ve temsil biçimi şirket sözleşmesiyle belirlenmektedir.
Şirketin ve ortakların üçüncü kişilerle ilişkilerinde şirketi temsil yetkisi olan temsil eder. Temsil, yaptığı işlemlerle, ortaklık tüzel kişisini hak sahibi yapabilme ve borç altına sokabilme yetkisini ifade eder.
Kollektif şirketlerde temsil yetkisinin kapsamı TTK’nın 233 üncü maddesinde açıklanmıştır. Buna göre; şirketi temsile yetkili olan kimse, şirketin işletme konusuna giren her türlü işi ve hukuki işlemleri şirket adına yapmak ve şirketin unvanını kullanmak yetkisine sahiptir.
b) Kollektif şirket temsilcisinin imza sirküleri:
6102 s. TTK’nın 232 nci maddesi hükmü gereğince kollektif şirket ticaret siciline tescil ile tüzel kişilik kazanmaktadır.
Bu sebeple, şirket sözleşmesiyle belirlenen kolektif şirket temsilcisinin, şirket adına şirketin işletme konusuna giren her türlü işi ve hukuki işlemleri yapabilmesi için ana koşul şirketin tescil edilmiş olmasıdır. Bu koşulun gerçekleşmesi ve talep edilmesi halinde tescil edilmiş şirketin, sözleşmesinde gösterilen temsil şekli esas alınmak suretiyle temsilcisi için imza sirküleri yapılabilir.
c) Kollektif şirket temsilcileri için yapılacak imza sirkülerine eklenecek dayanak belgeler:
İlan işlemi tamamlanmış ise şirket sözleşmesinin yer aldığı ticaret sicili gazetesi,
İlan işleminin tamamlanamadığı durumlarda ticaret müdürlüğünden alınmış, şirketin tescil edildiğini ve ilan aşamasında olduğunu gösteren yazı ile şirket sözleşmesi,
İşleme dayanak olarak eklenecektir.
ç) Kollektif şirketlerde tasfiye memurunun temsil yetkisi ve imza sirküleri:
aa) Kollektif şirketlerde tasfiye işlemleri, tasfiye memurunun seçimi:
Kollektif şirketlerin tasfiye işlemleri TTK’nın 267 ve devamı maddelerinde yer alan hükümlere göre yapılır. Ancak bu konuda şirket sözleşmesinde farklı bir düzenlemeye yer verilebilir (TTK md. 267) Bu sebeple, kolektif şirketlerde tasfiye ile ilgili olarak farklı bir düzenleme bulunup bulunmadığının tespiti için öncelikle şirket sözleşmesine bakılması gerekmektedir.
6102 sayılı TTK’nın 268, 272, 273, 278 ve 279 uncu maddeleri hükümleri gereğince:
Kollektif şirketin tasfiyesi, iflas dışındaki sona erme hâllerinde tasfiye memurlarına aittir.
Tasfiye memurları şirket sözleşmesiyle, şirketin devamı sırasında veya sona ermesinden sonra ortakların oybirliğiyle seçilir. Bir tasfiye memuru seçilmemişse, tüm ortaklar veya bunların kanuni temsilcileri tasfiyeye memur sayılır. Bununla beraber ortaklardan birinin istemi üzerine şirketin merkezinin bulunduğu yerdeki ticaret mahkemesi, tasfiye hâlindeki şirket için bir veya birkaç tasfiye memuru atar.
Tasfiye memurları tasfiye süresince ortakların tasfiyeye ilişkin oybirliğiyle verdikleri kararlara göre hareket ederler.
Tasfiye memurları ortaklardan veya üçüncü kişilerden olabilir.
Tasfiye memurları birlikte hareket ederler. Ancak, şirket sözleşmesi veya sonradan verilen bir kararla tasfiye memuru işleri yalnız başına görmeye yetkili kılınabilir. Bu durumun tescil ve ilan edilmesi zorunludur.
Bir tasfiye memuru görevini diğer bir tasfiye memuruna veya üçüncü kişilere devredemez. Ancak, bazı belirli iş ve işlemlerin yürütülebilmesi için tasfiye memurları içlerinden birini veya bazılarını ya da üçüncü kişiyi vekil edebilirler.
bb) Tasfiye memurunun temsil yetkisi, kapsamı, tescil ve ilanı:
Aynı Kanunun 280, 283, 291, 292, 293, 294 ve 295 inci maddeleri gereğince:
Tasfiye hâlinde bulunan şirketi mahkemelerde ve dışarıda tasfiye memurları temsil eder.
Tasfiye hâlinde bulunan kollektif şirket adına düzenlenen bütün belgeler ve senetlerin “tasfiye hâlinde bulunan … şirketin tasfiye memurları” ibaresi eklenerek tasfiye memurları tarafından imzalanması şarttır.
Tasfiye memurları;
Şirketin faaliyette bulunduğu dönemde başlanmış olup da henüz sonuçlandırılmamış olan iş ve işlemleri tamamlamaya, şirketin borç ve taahhütlerini yerine getirmeye, şirketin alacaklarını toplamaya, gereğinde yargı yolu ile almaya ve varlıkları paraya çevirmeye, net varlığı elde etmeye yönelik ve yarayan bütün iş ve işlemleri yapmaya yetkili ve zorunludurlar.
Tasfiyenin gereklerinden olmayan yeni bir işlem yapamazlar.
Şirketin sona ermesi durumunda şirkete ait taşınırları, durumun gereklerine göre ya artırma yoluyla veya pazarlıkla satabilirler. Oybirliğiyle verilen bir kararla ortaklar başka bir satış şeklini belirlemedikleri takdirde, taşınmazlar ancak İcra ve İflas Kanunu hükümleri uyarınca açık artırma yoluyla satılabilir.
Ortaklar oybirliğiyle karar vermedikçe, önemli miktardaki şirket varlıklarını toptan satamazlar; ancak oybirliğinin sağlanamadığı hâllerde mahkeme toptan satışa karar verebilir.
Tasfiye memurlarının atanmalarına, değiştirilmelerine, görevden alınmalarına ve yetkilerine ilişkin şirket sözleşmesinin hükümleri ile ortaklar veya mahkeme tarafından verilen tasfiyeye ilişkin kararların tescil ve ilanı şarttır.
cc) Tasfiye memurunun imza sirküleri ve eklenecek dayanak belgeler:
İlan işlemi tamamlanmış ise, tasfiye memurlarının atanmalarına, değiştirilmelerine, görevden alınmalarına ve yetkilerine ilişkin şirket sözleşmesinin veya ortaklar veya mahkeme tarafından verilen tasfiyeye ilişkin kararların yer aldığı ticaret sicili gazetesi,
Tasfiye memurlarının ilan işlemlerinin tamamlanamadığı durumlarda ticaret müdürlüğünden alınmış, tescil işleminin yapıldığını ve ilan aşamasında olduğunu gösteren yazı ile şirket sözleşmesi, ortaklar veya mahkeme tarafından verilen tasfiyeye ilişkin kararlar,
Esas alınmak suretiyle imza sirküleri düzenlenecek ve bunlar işleme dayanak olarak eklenecektir.
2.3- Komandit şirketlerde temsil ve imza sirküleri yapılması:
6102 sayılı TTK’nın 304 üncü maddesinde yer verildiği üzere;
Ticari bir işletmeyi bir ticaret unvanı altında işletmek amacıyla kurulan, şirket alacaklılarına karşı ortaklardan bir veya birkaçının sorumluluğu sınırlandırılmamış ve diğer ortak veya ortakların sorumluluğu belirli bir sermaye ile sınırlandırılmış olan şirket komandit şirkettir.
Sorumluluğu sınırlı olmayan ortaklara komandite, sorumluluğu sınırlı olanlara komanditer denilmektedir. Komandite ortakların gerçek kişi olmaları zorunlu olup, tüzel kişiler ancak komanditer ortak olabilirler.
a) Komandit şirketlerde temsil yetkisi ve temsilcinin belirlenmesi:
6102 s. TTK’nın 305 inci maddesi yollamasıyla 213 üncü maddesinin birinci fıkrasının (f) bendi gereğince, komandit şirket sözleşmesinde de, şirketi temsile yetkili kimselerin ad ve soyadları, bunların yalnız başına mı, yoksa birlikte mi imza koymaya yetkili olduklarının yazılması zorunludur.
Bu hükümden anlaşılacağı üzere, komandit şirketlerde de temsilcinin kimliği ve temsil biçimi şirket sözleşmesiyle belirlenmektedir.
318 inci madde gereğince, komandit şirketler, kural olarak, komandite ortaklar tarafından temsil edilir. Komanditer ortaklar, ortak sıfatıyla şirketi temsile yetkili olamazlar. Ancak, şirket sözleşmesinde aksine hüküm bulunmamak şartıyla, komanditer ortak ticari mümessil, ticari vekil veya seyyar tacir memuru olarak atanabilir.
6102 s. TTK’nın 317 inci maddesi yollamasıyla 233 üncü maddesi gereğince, komandit şirketi temsile yetkili olan kimse, şirketin işletme konusuna giren her türlü işi ve hukuki işlemleri şirket adına yapmak ve şirketin unvanını kullanmak yetkisine sahiptir.
b) Komandit şirket temsilcisinin imza sirküleri:
6102 s. TTK’nın 317 inci maddesi yollamasıyla 232 nci maddesi hükmü gereğince komandit şirket, ticaret siciline tescil ile tüzel kişilik kazanmaktadır.
Bu sebeple, şirket sözleşmesiyle belirlenen komandit şirket temsilcisinin, şirket adına şirketin işletme konusuna giren her türlü işi ve hukuki işlemleri yapabilmesi için ana koşul şirketin tescil edilmiş olmasıdır. Bu koşulun gerçekleşmesi ve talep edilmesi halinde tescil edilmiş şirketin, sözleşmesinde gösterilen temsil şekli esas alınmak suretiyle temsilcisi için imza sirküleri yapılabilir.
c) Komandit şirketler için yapılacak imza sirkülerine eklenecek dayanak belge:
İlan işlemi tamamlanmış ise şirket sözleşmesinin yer aldığı ticaret sicili gazetesi,
İlan işleminin tamamlanamadığı durumlarda ticaret müdürlüğünden alınmış, şirketin tescil edildiğini ve ilan aşamasında olduğunu gösteren yazı ile şirket sözleşmesi,
İşleme dayanak olarak eklenecektir.
ç) Komandit şirketlerde tasfiye, tasfiye memurunun temsil yetkisi ve imza sirküleri:
6102 sayılı TTK’nın 328 inci maddesi “Kollektif şirketlerin sona ermesine, tasfiyesine ve ortakların şirketten çıkma ve çıkarılmasına ilişkin 243 ilâ 303 üncü madde hükümleri komandit şirketlerde de uygulanır.” hükmünü içerdiğinden, yukarıda (2.2) maddesinin (ç) bendinde yer alan açıklamalara göre işlem yapılması icap etmektedir.
2.4- Anonim şirketlerde temsil ve imza sirküleri yapılması:
a) Anonim şirketi yönetim kurulunun temsil edeceği, temsil yetkisinin devredilebileceği, temsilcinin tescili, çift imza ve tek imza kullanılabilecek haller:
6102 s. TTK’nın 365, 370 ve 373 üncü maddelerinde açıklandığı üzere;
Anonim şirket, yönetim kurulu tarafından temsil olunur.
Esas sözleşmede aksi öngörülmemiş veya yönetim kurulu tek kişiden oluşmuyorsa temsil yetkisi çift imza ile kullanılmak üzere yönetim kuruluna aittir. Yönetim kurulu, temsil yetkisini bir veya daha fazla murahhas üyeye veya müdür olarak üçüncü kişilere devredebilir. En az bir yönetim kurulu üyesinin temsil yetkisini haiz olması şarttır.
Yönetim kurulu, temsile yetkili kişileri ve bunların temsil şekillerini gösterir kararının noterce onaylanmış suretini, tescil ve ilan edilmek üzere ticaret siciline verir.
TTK’nın 370 inci maddesi gereğince asıl kural, temsil yetkisinin çift imza ile kullanılmasıdır. Ancak, şirket sözleşmesinde temsil yetkisinin tek imza ile kullanılabileceği hükmüne yer verilmiş ise veya yönetim kurulu tek kişiden oluşuyorsa temsil yetkisi tek imza ile kullanılabilir.
Bu Genelge ile yürürlükten kaldırılan 1984/41 sayılı Genelge’de açıklandığı üzere; uygulamada zaman zaman müşterek imza ile yetkilendirilmiş temsilciler, şirket sözleşmesindeki “müşterek imza ile temsil” hükmünü ortadan kaldırmak ve tek imza ile şirketle ilgili temsil yetkilerini kullanmak amacıyla diğer imza yetkilisine vekâletname vermek istemekte iseler de, bu durum belirlenmiş temsil kuralına aykırı olacağından, “kendisine asaleten diğer yetkiliye vekâleten” tek imza ile tüzel kişiliğin temsili mümkün bulunmamaktadır.
b) Yönetim kurulunun oluşumu:
6102 sayılı TTK’nın 339 uncu maddesinin (g) bendi uyarınca, yönetim kurulu üyelerinin sayıları ile bunlardan şirket adına imza koymaya yetkili olanların esas sözleşmede gösterilmesi zorunludur.
Aynı maddenin 3’üncü fıkrası gereğince ilk yönetim kurulu üyeleri esas sözleşme ile atanır.
Anonim şirketin, esas sözleşmeyle atanmış veya genel kurul tarafından seçilmiş, bir veya daha fazla kişiden oluşan bir yönetim kurulu bulunur. Yönetim kuruluna bir tüzel kişi de seçilebilir. Bu takdirde, tüzel kişiyle birlikte, tüzel kişi adına, tüzel kişi tarafından belirlenen, sadece bir gerçek kişi de tescil ve ilan olunur. (6102 s. TTK md. 359)
Herhangi bir sebeple bir üyelik boşalırsa, yönetim kurulu, kanuni şartları haiz birini, geçici olarak yönetim kurulu üyeliğine seçip ilk genel kurulun onayına sunar. Bu yolla seçilen üye, onaya sunulduğu genel kurul toplantısına kadar görev yapar ve onaylanması hâlinde selefinin süresini tamamlar. (6102 s. TTK md. 363)
Uygulamada tereddüt edilen hususlardan birisi, TTK’nın 366 ncı maddesinde yer alan, esas sözleşme ile genel kurul tarafından seçilmesi öngörülmemiş ise yönetim kurulunun her yıl üyeleri arasından bir başkan ve bulunmadığı zamanlarda ona vekâlet etmek üzere, en az bir başkan vekili seçeceğine ilişkin hükümdür. Bu seçimle, üç yıllık süre için seçilen temsil yetkisine sahip yönetim kurulu değişmemekte, seçilmiş yönetim kurulundaki görev dağılımı yenilenmektedir. Bu sebeple, bu madde uyarınca yapılacak görev dağılımının yönetim kurulunun temsil yetkisini değiştirmemektedir.
c) Yönetim kurulunun görev süresi ve bunun başlangıç tarihi:
6102 s. TTK’nın 362 nci maddesi, yönetim kurulu üyelerinin en çok üç yıl süreyle görev yapmak üzere seçileceğini öngörmüştür. Ana sözleşme ile bu süre kısaltılabilir, ancak uzatılamaz.
Anonim şirket sözleşmesinde veya genel kurul kararında yönetim kurulunun görev süresinin belirtilmediği durumlarda hangi sürenin esas alınacağı hususunda yaşanan duraksamalar üzerine Adalet Bakanlığı Hukuk İşleri Genel Müdürlüğünden görüş istenmiştir. Adı geçen Genel Müdürlükçe gönderilen 25.01.1993 tarihli ve 3449 sayılı yazıda sonuç olarak; “Bu itibarla, anonim şirketlerin ana sözleşmelerinde veya genel kurul kararlarında süre belirtilmeyen hallerde, yönetim kurulu üyelerinin görev süresinin üç yıl olarak kabulünün uygun olacağı düşünülmektedir." denildiğinden bu durumlarda görev süresi üç yıl olarak kabul edilecektir.
Anonim şirket yönetim kurulunun görev süresinin başlangıcıyla ilgili olarak Adalet Bakanlığı Hukuk İşleri Genel Müdürlüğü kanalı ile Sanayi ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğünden alınan 06.12.1991 tarih ve 38240 sayılı yazıda da: " Türk Ticaret Kanununun 314 ncü (6102 s. TTK’nın 362) maddesine göre anonim şirketlerde yönetim kurulu üyeleri en çok üç yıl süreyle seçilebilmektedir. … Görev süresinin başlangıç tarihi şirket için genel kurul tarihi, üçüncü şahıslar için ise Türk Ticaret Kanununun 38 nci (6102 s. TTK’nın 36) maddesi uyarınca tescil ve ilan tarihidir." denildiğinden, şirket için yönetim kurulunun görev başlangıç tarihi olarak genel kurul tarihi kabul edilecektir.
ç) Temsil yetkisinin kapsamı:
6102 sayılı TTK’nın 371 inci maddesinde yer verildiği üzere; anonim şirkette temsile yetkili olanlar şirketin amacına ve işletme konusuna giren her tür işleri ve hukuki işlemleri, şirket adına yapabilir ve bunun için şirket unvanını kullanabilirler. Temsil yetkisinin sadece merkezin veya bir şubenin işlerine özgülendiğine veya birlikte kullanılmasına ilişkin tescil ve ilan edilen sınırlamalar geçerlidir.
d) İmza sirküleri:
6102 s. TTK’nın 355 inci maddesi hükmü gereğince anonim şirket, ticaret siciline tescil ile tüzel kişilik kazanmaktadır.
Bu sebeple, şirket temsilcisinin/temsilcilerinin, şirketin amacına ve işletme konusuna giren her tür işleri ve hukuki işlemleri şirket adına yapabilmesi ve şirket unvanını kullanabilmesi için ana koşul şirketin tescil edilmiş olmasıdır.
Anonim şirket, yönetim kurulu tarafından temsil edileceği için:
Yönetim kurulu üyelerinin sayıları ile bunlardan şirket adına imza koymaya yetkili olanların esas sözleşmede gösterilmesi zorunlu olduğundan öncelikle bu husus araştırılmalı ve esas sözleşmeyle atanmış veya genel kurul tarafından seçilmiş yönetim kurulu saptanmalıdır.
6102 sayılı TTK’nın 370 inci maddesinin 1 inci fıkrası “Esas sözleşmede aksi öngörülmemiş veya yönetim kurulu tek kişiden oluşmuyorsa temsil yetkisi çift imza ile kullanılmak üzere yönetim kuruluna aittir.” hükmünü içermektedir. Bu sebeple yönetim kurulu tek kişiden oluşmuyorsa; temsil yetkisinin tek imza ile kullanılabileceğine dair esas sözleşmede bir hüküm bulunup bulunmadığına ve aynı maddenin 2 nci fıkrası gereğince de, yönetim kurulunca temsil yetkisinin devri hususunda bir karar alınıp alınmadığına ve bu kararın tescil ve ilan edilip edilmediğine bakılarak temsil şekli ile temsilci/ler belirlenmeli ve imza sirküleri buna göre yapılmalıdır.
e) Yönetim kurulunun temsil yetkisinin görev süresi ile sınırlı olduğu:
6102 s. TTK’nın 362 nci maddesi, yönetim kurulu üyelerinin en çok üç yıl süreyle görev yapmak üzere seçileceğini öngördüğünden, yönetim kurulunun temsil süresi üç yıl ile sınırlıdır. Ana sözleşme ile bu süre kısaltılabilir, ancak uzatılamaz. Ana sözleşmede yönetim kurulu için belirtilen süreye ilişkin hükümlere imza sirküleri metninde mutlaka yer verilmelidir.
Yönetim kurulunun temsil yetkisinin başlangıç tarihi, yukarıda (c) bendinde açıklandığı üzere şirket için yönetim kurulunun seçildiği genel kurul tarihidir.
f) Anonim şirketlerde yönetim kurulunca görev ve yetki verilen kimselerin üç yıllık süre ile sınırlı olmadıkları:
6102 sayılı TTK’nın 375 inci maddesinin (d) bendi gereğince, anonim şirkette müdürlerin ve aynı işleve sahip kişiler ile imza yetkisini haiz bulunanların atanmaları ve görevden alınmaları yönetim kurulunun devredilemeyecek görev ve yetkileri içindedir. Yönetim kurulunca atanan bu kişilerin görev sürelerinin yönetim kurulunun süresi ile sınırlı olup olmadığı hususunda yaşanan duraksamalar üzerine Adalet Bakanlığından görüş istenmiştir. Hukuk İşleri Genel Müdürlüğünden alınan ve Yönetim Kurulu'nun 20.07.1999 günlü toplantısında görüşülen 26.05.1999 tarih ve 08083 sayılı yazıda özetle;
“Anonim şirketlerde devamlılık esastır. Bir anonim şirketin maksat ve mevzuunun gerçekleşmesi için yönetim kurulu tarafından yetkilendirilen kişilerin bu yetkileri, yetkiyi veren yönetim kurulu veya onun yerine geçen yeni yönetim kurulu tarafından alınmadıkça hukuken geçerliliğini korur ve bu yetkilere dayanılarak verilen yetki çerçevesi içinde her türlü hukuki işlemleri yapabilirler. Yargıtay’ımızın da görüşü bu doğrultudadır.
Bu bakımdan, imza sirkülerini ve yetki belgesini ibraz eden anonim şirket yetkililerinin bu yetkileri geri alınmadıkça noterliklerde işlem yapmalarının mümkün olduğu düşünülmektedir.” denildiğinden, anonim şirketlerde yönetim kurulunca atanan müdürlerin ve aynı işleve sahip kişiler ile imza yetkisini haiz bulunanların görev süreleri yönetim kurulunun süresi ile sınırlı değildir.
g) Anonim şirketler için yapılacak imza sirkülerine eklenecek dayanak belge:
İlan işlemi tamamlanmış ise şirket sözleşmesinin ve varsa temsil yetkisinin devri hususunda yönetim kurulu kararının yer aldığı ticaret sicili gazetesi,
İlan işleminin tamamlanamadığı durumlarda ticaret müdürlüğünden alınmış, şirketin ve varsa yönetim kurulu kararının tescil edildiğini ve ilan aşamasında olduğunu gösteren yazı ile şirket sözleşmesi ve varsa yönetim kurulunun temsil yetkisinin devri hususunda aldığı karar,
İşleme dayanak olarak eklenecektir.
Yönetim kurulu tek kişiden oluşmuyorsa bir imza ile temsil yetkisinin şirket sözleşmesinde belirtilmesi zorunlu olduğundan, imza sirkülerinde bu maddeden bahsedilmesi ve sözleşmenin, bu maddeyi içerecek şekilde iş kâğıdına eklenmesi gerekir.
ğ) Anonim şirketlerde tasfiye memurunun temsil yetkisi ve imza sirküleri:
aa) Anonim şirketlerde tasfiye işlemleri, tasfiye memurunun atanması, tescil ve ilanı:
Anonim şirket 6102 sayılı TTK’nın 529’uncu maddesinde sayılan genel haller ile 530 ve 531 inci maddelerde gösterilen özel hallerde sona erer.
6102 sayılı TTK’nın 532, 533, 534, 535, 536 ve 537 nci maddeleri gereğince;
Sona erme, iflastan ve mahkeme kararından başka bir sebepten ileri gelmişse, yönetim kurulunca ticaret siciline tescil ve ilan ettirilir.
Sona eren şirket tasfiye hâline girer. Tasfiye hâlindeki şirket, pay sahipleriyle olan ilişkileri de dâhil, tasfiye sonuna kadar tüzel kişiliğini korur ve ticaret unvanını “tasfiye hâlinde” ibaresi eklenmiş olarak kullanır.
İflas hâlinde tasfiye, iflas idaresi tarafından İcra ve İflas Kanunu hükümlerine göre yapılır.
Şirket tasfiye hâline girince, organların görev ve yetkileri, tasfiyenin yapılabilmesi için zorunlu olan, ancak nitelikleri gereği tasfiye memurlarınca yapılamayan işlemlere özgülenir.
Esas sözleşme veya genel kurul kararıyla ayrıca tasfiye memuru atanmadığı takdirde, tasfiye, yönetim kurulu tarafından yapılır. Tasfiye memurları pay sahiplerinden veya üçüncü kişilerden olabilir. Yönetim kurulu, tasfiye memurlarını ticaret siciline tescil ve ilan ettirir. Tasfiye işlerinin yönetim kurulunca yapılması hâlinde de bu hüküm uygulanır. Şirketin feshine mahkemenin karar verdiği hâllerde tasfiye memuru mahkemece atanır.
Uygulamada sık karşılaşılan ve duraksamaya yol açan hususlardan birisi de tasfiyenin kapanmasından sonra, tasfiyesi yapılmayan mal varlıklarının (örneğin şirkete ait araçların kaldığının) ortaya çıkması halinde ne şekilde işlem yapılacağıdır. Konu, 6102 sayılı TTK’nın 547 nci maddesinde düzenlenmiştir. Buna göre; tasfiyenin kapanmasından sonra ek tasfiye işlemlerinin yapılmasının zorunlu olduğu anlaşılırsa, son tasfiye memurları, yönetim kurulu üyeleri, pay sahipleri veya alacaklılar, şirket merkezinin bulunduğu yerdeki asliye ticaret mahkemesinden, bu ek işlemler sonuçlandırılıncaya kadar, şirketin yeniden tescilini isteyebilirler. Mahkeme istemin yerinde olduğuna kanaat getirirse, şirketin ek tasfiye için yeniden tesciline karar verir ve bu işlemlerini yapmaları için son tasfiye memurlarını veya yeni bir veya birkaç kişiyi tasfiye memuru olarak atayarak tescil ve ilan ettirir. Bu işlemlerin tamamlanmasından sonra, tescil ve ilan edilen tasfiye memurları ek tasfiye işlemlerini yerine getirir.
bb) Tasfiye memurunun temsil yetkisi, kapsamı:
TTK’nın 538, 539 ve 542 nci maddeleri uyarınca;
Tasfiye hâlindeki şirketi tasfiye ile ilgili konularda mahkemelerde ve dış ilişkide tasfiye memurları temsil eder.
Tasfiye memurları birden fazla ise, aksi genel kurul kararında veya esas sözleşmede öngörülmemişse, şirketin bağlanabilmesi için imzaya yetkili iki tasfiye memurunun şirket unvanı altında imza atması gereklidir.
Tasfiye memurlarına Kanunla tanınmış yetkiler devredilemez; ancak, belirli uygulama işlemlerinin yapılabilmesi için, tasfiye memurlarından biri diğerine veya üçüncü bir kişiye temsil yetkisi verebilir.
Genel kurul aksini kararlaştırmamışsa, tasfiye memurları şirketin aktiflerini pazarlık yoluyla da satabilirler.
Önemli miktarda aktiflerin toptan satılabilmesi için genel kurulun kararı gereklidir.
Tasfiye memurları, tasfiyenin gerektirmediği yeni bir işlem yapamazlar.
cc) Tasfiye memurunun imza sirküleri ve eklenecek dayanak belgeler:
TTK’nın 536 ncı maddesi gereğince, yönetim kurulu, tasfiye memurlarını ticaret siciline tescil ve ilan ettirmek zorunda olduğundan, ilan işlemi yapılmış ise tasfiye memurlarının tescil ve ilan edildiğini gösteren ticaret sicili gazetesi,
İlan işlemlerinin tamamlanamadığı durumlarda ticaret müdürlüğünden alınmış, tescil işleminin yapıldığını ve ilan aşamasında olduğunu gösteren yazı ile bunun için ticaret sicil müdürlüğüne verilmiş belgeler,
Esas alınmak suretiyle imza sirküleri düzenlenecek ve bunlar işleme dayanak olarak eklenecektir.
2.5- Limited şirketlerde temsil ve imza sirküleri yapılması:
a) Limited şirketin temsilinin şirket sözleşmesiyle düzenleneceği:
6102 s. TTK’nın 623 üncü maddesi hükmü gereğince limited şirketin temsili şirket sözleşmesi ile düzenlenir.
Şirket sözleşmesi ile şirketin temsili, müdür sıfatını taşıyan;
Bir veya birden fazla ortağa (veya),
Tüm ortaklara (ya da),
Üçüncü kişilere verilebilir.
En azından bir ortağın, şirketi yönetim hakkının ve temsil yetkisinin bulunması gerekir.
Şirketin müdürlerinden biri bir tüzel kişi olduğu takdirde, bu kişi bu görevi tüzel kişi adına yerine getirecek bir gerçek kişiyi belirler.
Aynı Kanunun 576 ncı maddesinin (d) bendi gereğince, müdürlerin adları, soyadları ve unvanları ile vatandaşlık bilgilerinin şirket sözleşmesinde açıkça yer alması zorunludur.
Müdürlerin atanmaları ve görevden alınmaları genel kurulun devredilemez yetkileri içindedir. Genel kurul, müdürü veya müdürleri görevden alabilir, temsil yetkisini sınırlayabilir. (TTK md. 616, 630).
b) Temsil yetkisinin kapsamı:
6102 sayılı TTK’nın 629 uncu maddesi yollamasıyla aynı Kanunun 371 inci maddesi gereğince, temsile yetkili olanlar şirketin amacına ve işletme konusuna giren her tür işleri ve hukuki işlemleri, şirket adına yapabilir ve bunun için şirket unvanını kullanabilirler.
c) İmza sirküleri:
6102 s. TTK’nın 588 inci maddesi hükmü gereğince limited şirket de, ticaret siciline tescil ile tüzel kişilik kazanmaktadır.
Bu sebeple, şirket temsilcisinin/temsilcilerinin, şirketin amacına ve işletme konusuna giren her tür işleri ve hukuki işlemleri şirket adına yapabilmesi ve şirket unvanını kullanabilmesi için ana koşul şirketin tescil edilmiş olmasıdır.
6102 s. TTK’nın 623 üncü maddesi hükmü gereğince limited şirketin temsili şirket sözleşmesi ile düzenlendiğinden, temsille ilgili olarak ne şekilde düzenleme yapıldığının tespiti için öncelikle şirket sözleşmesine bakılmalı, temsile yetkili olanlar ile temsil şekli belirlenmeli ve buna göre imza sirküleri düzenlenmelidir.
Genel kurulun, müdürü veya müdürleri görevden alma ve temsil yetkisini sınırlayabilme yetkilerine sahip bulunduğundan, bu tür değişikliklere ilişkin kararların da tescil ve ilanı zorunludur.
ç) Limited şirket temsilcilerinin görev sürelerinde süre sınırı olmadığı:
Limited şirketlerin temsilcilerinin görev sürelerine ilişkin TTK’da hüküm bulunmadığından, şirket sözleşmesinde veya genel kurul kararında bir süre saptanmamış ise, imza sirkülerinde bir süre belirtilmesi gerekmemektedir. Ancak, şirket sözleşmesinde veya genel kurul kararında bu yönde bir belirleme yapılmış ise, imza sirkülerinde de bu süreye yer verilmelidir.
d) Limited şirketler için yapılacak imza sirkülerine eklenecek dayanak belge:
İlan işlemi tamamlanmış ise şirket sözleşmesi ve bu sözleşmede yer alan hükümlere uygun olarak alınmış kararların yer aldığı ticaret sicili gazetesi,
İlan işleminin tamamlanamadığı durumlarda ticaret müdürlüğünden alınmış, şirketin ve varsa genel kurul kararının tescil edildiğini gösteren yazı ile şirket sözleşmesi ve varsa genel kurulun temsil yetkisinin verilmesine ilişkin aldığı karar,
İşleme dayanak olarak eklenecektir.
e) Limited şirketlerde tasfiye, tasfiye memurunun temsil yetkisi ve imza sirküleri:
Limited şirket 6102 sayılı TTK’nın 636 ncı maddesinde sayılan hallerde sona erer.
6102 sayılı TTK’nın 637 nci maddesi gereğince, sona erme, iflastan ve mahkeme kararından başka bir sebepten ileri gelmişse müdür, birden fazla müdürün bulunması hâlinde en az iki müdür, bunu ticaret siciline tescil ve ilan ettirir.
Aynı Kanunun 643 üncü maddesi gereğince, tasfiye usulü ile tasfiyede şirket organlarının yetkileri hakkında anonim şirketlere ilişkin hükümler limited şirketlerde de uygulanacağından, yukarıda (2.4) maddesinin (g) bendinde yer alan açıklamalara göre işlem yapılması icap etmektedir.
3- TİCARİ İŞLETME ŞUBELERİ VE BUNLARA İLİŞKİN 6102 SAYILI TTK İLE TİCARET SİCİLİ YÖNETMELİĞİNDE YER ALAN TEMSİL HÜKÜMLERİ:
3.1- Genel olarak:
Şube, Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 118 inci maddesinde “Bir ticari işletmeye bağlı olup ister merkezinin bulunduğu sicil çevresi içerisinde isterse başka bir sicil çevresi içinde olsun, bağımsız sermayesi veya muhasebesi bulunup bulunmadığına bakılmaksızın kendi başına sınai veya ticari faaliyetin yürütüldüğü yerler ve satış mağazaları şubedir.” şeklinde tanımlanmıştır.
6102 sayılı TTK’nın40 ıncı maddesi gereğince;
Merkezi Türkiye’de bulunan ticari işletmelerin şubeleri de bulundukları yerin ticaret siciline tescil ve ilan olunur.
Merkezleri Türkiye dışında bulunan ticari işletmelerin Türkiye’deki şubeleri, kendi ülkelerinin kanunlarının ticaret unvanına ilişkin hükümleri saklı kalmak şartıyla, yerli ticari işletmeler gibi tescil olunur. Bu şubeler için yerleşim yeri Türkiye’de bulunan tam yetkili bir ticari mümessil atanır.
Aynı Kanunun 48 ve 354 ile Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 43, 119 ve 121 inci maddeleri gereğince de; her şube, kendi merkezinin ticaret unvanını, şube olduğunu belirterek kullanmak zorundadır. Merkezi yabancı ülkede bulunan bir işletmenin Türkiye’deki şubesinin ticaret unvanında, merkezin ve şubenin bulunduğu yerlerin ve şube olduğunun gösterilmesi şarttır.
Şubeler, merkezin sicil kaydına gönderme yapılarak bulundukları yer ticaret siciline tescil olunurlar.
3.2- Şube temsilcilerinin de tescil için imza beyannameleri vermek zorunda oldukları:
Ticaret Sicili Yönetmeliğinin;
120 nci maddesi uyarınca, merkezi Türkiye’de bulunan ticari işletmelerin şubelerinin tescil isteminde şubeyi temsile yetkili kılınan kişilerin,
122 nci maddesi uyarınca, merkezleri Türkiye dışında bulunan ticari işletmelerin Türkiye’deki şubelerinin tescilinde şubeyi temsil edecek kişi veya kişilerin,
Kullanacakları ticaret unvanını ve bunun altına atacakları imzayı içeren imza beyannamelerinin de ticaret sicil müdürlüğüne verilmesi zorunludur.
Şube temsilcisinin kullanacağı unvanda; merkezi Türkiye’de bulunan işletmenin ticaret unvanının yanında, şube olduğunun, merkezi yabancı ülkede bulunan bir işletmenin ticaret unvanın yanında da, merkezin ve şubenin bulunduğu yerlerin ve şube olduğunun gösterilmesi gerektiği unutulmamalıdır.
Diğer hususlarda, yukarıda (1.2) maddesinde yer verilen açıklamalar doğrultusunda işlem yapılması gerekmektedir.
3.3- Şube temsilcilerinin yetkileri ve bunlar için yapılacak imza sirküleri:
Ticari işletme şubelerinin ayrı bir tüzel kişiliği bulunmadığından işlemlerinden doğan hak ve borçları merkeze aittir. Bu nedenle kural olarak bağlı bulundukları işletmeyi temsil edemezler. Ancak şirket sözleşmesine göre şubenin, merkezi temsil ve ilzam yetkisi bulunduğu kabul edilmiş ve bu husus tescil edilmiş ise şube, tescil edilen yetki sınırları içinde merkezi temsil edebilir.
Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 121 inci maddesinin (1) inci fıkrasının (c) bendinde; “Şubeyi temsile yetkili kişi veya kişilerin adı ve soyadı, vatandaşlığı, kimlik numarası, yerleşim yeri, bunların temsil yetkileri yalnız şube işlerine ilişkin olduğu takdirde, temsilin şeklinin tescil edilmesi zorunludur.” hükmüne yer verildiğinden, şube temsilcilerinin imza sirkülerinin tescil edilen yetkilere göre yapılması icap eder.
3.4- Şube temsilcileri için yapılacak imza sirkülerine eklenecek dayanak belge:
Şubenin tesciliyle ilgili tescil ve ilan işlemi tamamlanmış ise şirket sözleşmesi ve bu sözleşmede yer alan hükümlere uygun olarak alınmış kararların yer aldığı ticaret sicili gazetesi,
İlan işleminin tamamlanamadığı durumlarda ticaret müdürlüğünden alınmış, şubenin tesciline esas alınan sözleşme veya kararlar ile bunların tescil edildiğini gösteren yazı,
İşleme dayanak olarak eklenecektir.
4- KOOPERATİFLERDE TEMSİL VE İMZA SİRKÜLERİ YAPILMASI:
4.1- 1163 sayılı Kooperatifler Kanunu hükümlerine tabi kooperatiflerde:
a) Kooperatifi yönetim kurulunun temsil edeceği, temsil yetkisinin devredilebileceği, temsilcinin tescili, çift imza ve tek imza kullanılabilecek haller:
1163 sayılı Kooperatifler Kanununun:
55 inci maddesinde açıklandığı üzere, kooperatif, yönetim kurulu tarafından temsil olunur.
58 inci maddesi gereğince, temsil yetkisinin devir edilebilmesi için:
Kooperatif anasözleşmesinde, kooperatifin temsil yetkisinin kısmen veya tamamen kooperatif ortağı bulunmaları şart olmayan bir veya birkaç müdüre veya yönetim kurulu üyesine verilebilmesi için genel kurula veya yönetim kuruluna yetki verilmiş olması,
Bu yetkiye dayalı olarak, genel kurul veya yönetim kurulunca da bu hususta karar alınması,
Zorunludur.
Aynı Kanunun 61 inci maddesi gereğince de; yönetim kurulunun, kooperatifi temsile yetkili kılınan kimselerin isimlerini, imzalarını ve bu yetkiye dayanan kararların noterlikçe tasdikli örneklerini ticaret sicil müdürlüğüne vererek tescil işlemini yaptırması gerekmektedir.
1163 sayılı KK’nın 3 üncü maddesi uyarınca, kooperatifin ne suretle (tek, çift veya daha fazla imza ile) temsil olunacağının ana sözleşmede gösterilmesi gerektiğinden, temsil şeklinin tescil edilmiş anasözleşmeye göre belirlenmesi icap etmektedir.
Ana sözleşmede bu hususta bir açıklık bulunmamakta ise, Yargıtay 12. HD. nin 24.10.1994 tarihli ve E. 13166, K. 12899 sayılı kararında belirtildiği üzere, 1163 sayılı Kooperatifler Kanununun 98 ve 6102 sayılı TTK’nın 370 inci maddesi gereğince kooperatif çift imza ile temsil edilir.
Bu Genelge ile yürürlükten kaldırılan 1984/41 sayılı Genelge’de açıklandığı üzere; uygulamada zaman zaman müşterek imza ile yetkilendirilmiş temsilcileri, şirket sözleşmesindeki “müşterek imza ile temsil” hükmünü ortadan kaldırmak ve tek imza ile şirketle ilgili temsil yetkilerini kullanmak amacıyla diğer imza yetkilisine vekâletname vermek istemekte iseler de, bu durum belirlenmiş temsil kuralına aykırı olacağından, “kendisine asaleten diğer yetkiliye vekâleten” tek imza ile tüzel kişiliğin temsili mümkün bulunmamaktadır.
b) Yönetim kurulunun oluşumu:
1163 sayılı KK’nın 55 inci maddesi hükmü gereğince, kooperatif yönetim kurulu en az üç üyeden kurulur. Bunların ve yedeklerinin kooperatif ortağı olmaları şarttır.
Şayet bir tüzel kişi yönetim kurulu üyeliğine seçilmiş ise, tüzel kişinin, temsilcilerinin isimlerini kooperatife bildirmesi zorunludur.
c) Yönetim kurulunun görev süresi ve bunun başlangıç tarihi:
1163 sayılı KK’nın 55 inci maddesi yönetim kurulu üyelerinin en çok dört yıl süreyle görev yapmak üzere seçileceğini öngörmüştür.
(2.4) maddesinin (c) bendinde yer alan diğer açıklamalar kooperatifler için de geçerlidir.
ç) Temsil yetkisinin kapsamı:
1163 sayılı KK’nın 59 uncu maddesinde yer verildiği üzere; Temsile yetkili şahıslar kooperatif namına onun amacının gerektirdiği bütün hukuki işlemleri yapabilir.
Bu temsil yetkisinin sınırlandırılması iyi niyet sahibi üçüncü şahıslara karşı hiçbir hüküm ifade etmez. Temsil yetkisinin sadece esas müessesenin veya bir şubenin işlerine hasrolunmasına veya kooperatif unvanının birlikte kullanılmasına dair ticaret siciline tescil edilmiş olan kayıtlar saklıdır.
Yönetim kurulu üyeleri ve kooperatif personeli ortaklık işlemleri dışında kendisi veya başkası namına, bizzat veya dolaylı olarak kooperatifle kooperatif konusuna giren bir ticari muamele yapamaz.
d) İmza sirküleri:
1163 sayılı KK’nın 7 nci maddesi hükmü gereğince kooperatif, ticaret siciline tescil ile tüzel kişilik kazanmaktadır.
Bu sebeple, kooperatif temsilcisinin/temsilcilerinin, kooperatifin amacına ve işletme konusuna giren her tür işleri ve hukuki işlemleri kooperatif adına yapabilmesi ve kooperatif unvanını kullanabilmesi için ana koşul kooperatifin tescil edilmiş olmasıdır.
Kooperatif, yönetim kurulu tarafından temsil edileceği için:
Yönetim kurulu üyelerinin sayıları ile bunlardan kooperatif adına imza koymaya yetkili olanların anasözleşmede gösterilmesi zorunlu olduğundan öncelikle bu husus araştırılmalı ve anasözleşmeyle atanmış veya genel kurul tarafından seçilmiş yönetim kurulu saptanmalıdır.
1163 sayılı KK’nın 3 üncü maddesi uyarınca, kooperatifin ne suretle temsil olunacağının (genel kurul veya yönetim kuruluna temsil yetkisinin devri için yetki verilip verilmediği ve tek, çift veya daha fazla imza ile temsil edilip edilmeyeceğinin) ana sözleşmede gösterilmesi gerektiğinden, temsil şeklinin tescil edilmiş anasözleşmeye göre belirlenmesi ve imza sirkülerinin buna göre yapılması icap etmektedir.
e) Yönetim kurulunun temsil yetkisinin görev süresi ile sınırlı olduğu:
1163 sayılı KK’nın 55 inci maddesi yönetim kurulu üyelerinin en çok dört yıl süreyle görev yapmak üzere seçileceğini öngördüğünden, yönetim kurulunun temsil süresi dört yıl ile sınırlıdır. Ana sözleşme ile bu süre kısaltılabilir, ancak uzatılamaz. Ana sözleşmede yönetim kurulu için belirtilen süreye ilişkin hükümlere imza sirküleri metninde mutlaka yer verilmelidir.
Yönetim kurulunun temsil yetkisinin başlangıç tarihi, bu Genelge’nin (2.4) maddesinin (c) bendinde açıklandığı üzere kooperatif için yönetim kurulunun seçildiği genel kurul tarihidir.
Kooperatif anasözleşmesinde, kooperatifin temsil yetkisinin kısmen veya tamamen kooperatif ortağı bulunmaları şart olmayan bir veya birkaç müdüre verilebilmesi için genel kurula veya yönetim kuruluna yetki verilmiş ve bu yetkiye istinaden de kooperatife müdür atanmış ise (2.4) maddesinin (f) bendinde açıklandığı üzere, bunların görev süreleri yönetim kurulunun görev süresiyle sınırlı değildir.
f) Kooperatifler için yapılacak imza sirkülerine eklenecek dayanak belge:
İlan işlemi tamamlanmış ise kooperatif anasözleşmesinin ve varsa temsil yetkisinin devri hususunda genel kurul veya yönetim kurulu kararının yer aldığı ticaret sicili gazetesi,
İlan işleminin tamamlanamadığı durumlarda ticaret müdürlüğünden alınmış, kooperatifin ve varsa genel kurul veya yönetim kurulu kararının tescil edildiğini ve ilan aşamasında olduğunu gösteren yazı ile kooperatif anasözleşmesi ve varsa genel kurul veya yönetim kurulunun temsil yetkisinin devri hususunda aldığı karar,
İşleme dayanak olarak eklenecektir.
g) Kooperatif tasfiye memurunun temsil yetkisi ve imza sirküleri:
aa) Kooperatiflerin dağılması (tasfiyesi) işlemleri, tasfiye kurulunun atanması, tescil ve ilanı:
Kooperatiflerin dağılma sebepleri 1163 sayılı KK’nın 81 inci maddesinde sayılmıştır.
Aynı madde gereğince, mahkemece veya genel kurulca tasfiye memurları seçilmediği takdirde tasfiye işlerini yönetim kurulu yapar. Tasfiye kurulunun görevleri anasözleşmede gösterilir.
1163 sayılı KK’nın 82 nci maddesi gereğince, iflastan gayrı hallerde kooperatifin dağılması, yetkili organlar tarafından Ticaret Siciline tescil ile ilan ettirilir.
bb) Tasfiye kurulunun temsil yetkisi, kapsamı:
1163 sayılı Kooperatifler Kanununun 81 inci maddesi uyarınca, tasfiye kurulunun görevlerinin anasözleşmede gösterilmesinin zorunlu olması nedeniyle, öncelikle anasözleşmede hüküm bulunup bulunmadığına bakılacak ve yetkiler buna göre belirlenecektir.
1163 sayılı KK’nın 98 inci maddesi yollaması nedeniyle anonim şirketlerin tasfiyesiyle ilgili (2.4) maddesinin (ğ) bendinde yer verilen hükümler kooperatiflerde de uygulanır.
Tasfiye memurları, tasfiyenin gerektirmediği yeni bir işlem yapamazlar.
cc) Tasfiye kurulunun imza sirküleri ve eklenecek dayanak belgeler:
1163 sayılı KK’nın 82 nci maddesi gereğince, anasözleşmede gösterilen yetkili organın, tasfiyeyi ve tasfiye kurulunu ticaret siciline tescil ve ilan ettirmek zorunda olması nedeniyle, ilan yapılmış ise bunların tescil ve ilan edildiğini gösteren ticaret sicili gazetesi,
İlan işlemlerinin tamamlanamadığı durumlarda ticaret müdürlüğünden alınmış, tescil işleminin yapıldığını ve ilan aşamasında olduğunu gösteren yazı ile bunun için ticaret sicil müdürlüğüne verilmiş belgeler,
Esas alınmak suretiyle imza sirküleri düzenlenecek ve bunlar işleme dayanak olarak eklenecektir.
ğ) Kooperatif şubeleri:
1163 sayılı KK’nın 3 üncü maddesinin 10 uncu bendinde yer verildiği üzere, kooperatifler, lüzum gördükleri takdirde memleket içinde ve dışında şubeler açabilirler. Şubeler, merkezin sicil kaydına atıf yapılmak suretiyle bulundukları yer ticaret siciline tescil olunurlar.
Aşağıda açıklandığı üzere, 1163 sayılı KK’nın 98 inci maddesi yollaması nedeniyle yukarıda (3) üncü maddede şubelerle ilgili yer verilen açıklamalar, kooperatif şubeleri için de uygulanır.
h) 1163 sayılı Kooperatif Kanununda hüküm bulunmayan hallerde uygulanacak hükümler:
1163 sayılı Kooperatifler Kanununun 98 inci maddesinin, bu Kanunda aksine açıklama olmayan hususlarda Türk Ticaret Kanunundaki anonim şirketlere ait hükümlerin uygulanacağına dair hükmü içermesi nedeniyle, 1163 sayılı Kanunda hüküm bulunmayan hallerde anonim şirketlerde temsil ve imza sirküleri yapılmasına dair (2.4) maddesinde yer verilen açıklamalar kooperatiflerde de uygulanır.
4.2- 1581 sayılı Kanun hükümlerine tabi Tarım Kredi Kooperatiflerinde:
1581 sayılı Tarım Kredi Kooperatifleri ve Birlikleri Kanununun;
4 üncü maddesinde, kooperatifler, bölge birlikleri ve Merkez Birliği tarafından yapılacak seçimlerin esaslarının, temsilcilerinin adedinin, yönetim kurulu üyeleri ile kooperatif ve bölge birlikleri tarafından seçilecek temsilcilerde aranacak diğer niteliklerin ve yönetim kurulu üyelerinin çeşitli ilçe, il ve bölgeleri temsil esaslarının ana sözleşmelerde tayin ve tespit edileceği belirtilmiştir.
7 nci maddesinde ise kooperatif, bölge birlikleri ve Merkez Birliği örnek ana sözleşmelerinin, Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı tarafından hazırlanacağı hükmüne yer verilmiştir.
a) Tarım Kredi Kooperatiflerinin temsili:
Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı tarafından hazırlanan Tarım Kredi Kooperatifleri Örnek Ana Sözleşmesinin:
43 üncü maddesi gereğince, Tarım Kredi Kooperatiflerini idare ve yargı organları ile üçüncü şahıslara karşı müdür, bulunmaması hâlinde müdür vekili temsil eder. Ancak, kooperatifi taahhüt altına koyabilmek için tarım kredi kooperatifi unvanı altında müdür veya müdür vekili ile bir yetkili personelin, müdür veya müdür vekilinden başka yetkili personelin bulunmaması hâlinde, müdür veya müdür vekili ile yönetim kurulu başkanı veya başkan vekili ile üyelerden biri, müdür veya müdür vekilinin de bulunmaması halinde yönetim kurulu başkanı veya başkan vekili ile bir üyenin ya da yetkili bir personelin müşterek imzaları şarttır.
42 ve 44 üncü maddeleri gereğince, kooperatif müdürlüğü; kooperatif müdürü veya müdür vekili ile diğer personelden teşekkül eder ve bunlar atama yoluyla görevlendirilirler.
30 uncu madde gereğince de kooperatif yönetim kurulu da, genel kurulca gizli oyla dört yıl için seçilecek beş üyeden teşekkül eder.
b) Tarım Kredi Kooperatifleri temsilcilerinin görev süresi:
Kooperatifi taahhüt altına koyacak işlemler, müdür veya müdür vekili ile yetkili personel tarafından yapılmakta ise, atama yoluyla göreve gelmeleri nedeniyle bunlar için bir süre söz konusu değildir.
Yukarıda açıklandığı üzere, atama ile gelen bu görevlilerin bulunmaması halinde yönetim kurulu başkanı veya başkan vekili ile üyelerden biri işleme katılabilirler. Bu durumda, yönetim kurulu üyeleri seçimle göreve gelmiş bulundukları için bunların görev süresi ise seçim tarihinden başlamak kaydıyla dört yıldır.
c) Tarım Kredi Kooperatiflerinin; tescile tabi olmadığı, anasözleşmenin Bakanlıkça onaylanmasından sonra tüzel kişiliği kazanacağı:
Türkiye Tarım Kredi Kooperatifleri Merkez Birliğinin 15 Aralık 1995 günlü 18955 sayılı yazısında da belirtildiği üzere:
1581 sayılı Tarım Kredi Kooperatifleri ve Birlikleri Kanununun “Uygulanmayacak hükümler” başlıklı 21 inci maddesinin (C) bendinin (b) alt bendinde yer alan (6762 sayılı Türk Ticaret Kanununun 42 nci maddesi) hükmü gereğince Tarım Kredi Kooperatiflerinde, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun tescil ile ilgili 40 ıncı maddesi uygulanmaz.
Aynı şekilde, Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı tarafından hazırlanan Tarım Kredi Kooperatifleri Örnek Ana Sözleşmesinin 3 üncü maddesinde kooperatifin tescil ve ilâna tâbi olmadığı ve kurucu ortaklarca imzalanan kooperatif anasözleşmesinin noterce tasdikinden sonra, sunulduğu Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığının izin ve tasdikinden sonra kooperatif tüzel kişilik kazanacağı hükmüne yer verilmiştir.
ç) İmza sirküleri düzenlenmesi ve eklenecek belgeler:
Tarım Kredi Kooperatifleri temsilcilerinin talep etmeleri halinde bunlar için de noterliklerde imza sirküleri yapılabilir.
Temsilin yetki ve şekline Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı tarafından hazırlanan Tarım Kredi Kooperatifleri Örnek Ana Sözleşmesinin 43 üncü maddesinde yer verilmesi nedeniyle temsilcilerin sıfat ve yetkilerinin bu maddeye göre belirlenmesi ve imza sirküleri içeriğine yazılması,
İmza sirküleri yapılacak temsilciler; müdür veya müdür vekili ile yetkili personel ise bu yere atandıklarına ilişkin, yönetim kurulu başkanı veya başkan vekili ile üyelerden biri ise yönetim kuruluna seçildiklerini gösteren belgeleri ibraz etmeleri ve bunların imza sirküleri işlemine eklenmesi gerekir.
d) Tarım Kredi Kooperatifi temsilcilerinin köy veya mahalle ihtiyar heyetleri onaylı imza sirküleri ile noterlik işlemi yaptıramayacakları:
Tarım Kredi Kooperatifi temsilcilerinin köy veya mahalle ihtiyar heyetlerinden onaylı imza sirküleri ile noterliklere başvurarak işlem yaptırmak istediklerinin Birliğimize intikal ettirilmesi üzerine konu Yönetim Kurulunun 23.09.2014 günlü toplantısında görüşülmüştür.
1581 sayılı Tarım Kredi Kooperatifleri ve Birlikleri Kanununun 12 nci maddesi “Kooperatiflerin kredi ile ilgili alacak senetleri, kâğıtları ve her türlü taahhütname ve sözleşmeler ortağın oturduğu veya kooperatifin bulunduğu köy veya mahalle ihtiyar heyetleri tarafından parasız olarak tasdik olunur.” hükmünü içerdiğinden, köy veya mahalle ihtiyar heyetleri tarafından sadece kredilerle ilgili olarak yukarıda sayılan senet ve belgeler onaylanabilir, bu kapsama girmeyen senet ve belgelerin onayı ise yapılamaz. Bu sebeple, noterliklerde köy veya mahalle ihtiyar heyetleri tarafından onaylanmış imza sirküleriyle işlem yapılması mümkün bulunmamaktadır.
e) Tarım Kredi Kooperatifi temsilcilerinin noterlikten onaylanmış imza sirkülerinin noterlik işlemlerinde kullanılıp kullanılmayacağı:
Tescile tabi olmamaları nedeniyle temsile yetkili olanların görevlerinin devam edip etmediği ticaret sicil kayıtları üzerinden incelenemeyeceğinden diğer noterlik işlemlerinde daha önce noterlikçe onaylanmış imza sirkülerinin değil, noterlik işlemi için başvuran Tarım Kredi Kooperatifi temsilcileri, müdür veya müdür vekili ile yetkili personel ise, bu yere atandıklarına ilişkin; yönetim kurulu başkanı veya başkan vekili ile üyelerden biri ise, yönetim kuruluna seçildiklerini gösteren belgeleri ibraz etmeleri ve bunların noterlik işlemine eklenmesi icap etmektedir.
f) 1581 sayılı Tarım Kredi Kooperatifleri ve Birlikleri Kanunu ile bu Kanuna göre düzenlenmiş ana sözleşmede hüküm bulunmayan hallerde uygulanacak hükümler:
1581 sayılı Kanunun 20 nci maddesi gereğince, bu Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenen ana sözleşmelerde açıklık bulunmayan hususlar için 1163 sayılı Kooperatifler Kanunu hükümleri uygulanır.
5- TEMSİL VE TİCARET ŞİRKETLERİ İMZA SİRKÜLERİYLE İLGİLİ DİĞER HUSUSLAR
5.1- Temsil yetkisinin ilzam (bağlama) yetkisini de içerdiği:
Uygulamada zaman zaman temsile ilişkin bilgilerin yer aldığı belgelerde sadece “temsil” kelimesine yer verilmekte, bunun yanında “ilzam” kelimesinin yazılmadığı görülmekte ve bu durum noterliklerde duraksamalara yol açmaktadır.
Bu Genelge ile yürürlükten kaldırılan 03.04.1989 tarihli ve (26) sayılı Genelge’de açıklandığı üzere; temsil yetkisinin kapsam ve sınırlarını açıklayan 6102 sayılı TTK’nın 371 inci maddesinin 1 inci fıkrası “Temsile yetkili olanlar şirketin amacına ve işletme konusuna giren her tür işleri ve hukuki işlemleri, şirket adına yapabilir ve bunun için şirket unvanını kullanabilirler.”, 2 nci fıkrası “Temsile yetkili olanların, üçüncü kişilerle, işletme konusu dışında yaptığı işlemler de şirketi bağlar; meğerki, üçüncü kişinin, işlemin işletme konusu dışında bulunduğunu bildiği veya durumun gereğinden, bilebilecek durumda bulunduğu ispat edilsin.”, 4 üncü fıkrası da “Temsile yetkili kişiler tarafından yapılan işlemin esas sözleşmeye veya genel kurul kararına aykırı olması, iyiniyet sahibi üçüncü kişilerin o işlemden dolayı şirkete başvurmalarına engel değildir.” hükümlerini içerdiğinden temsile ilişkin bilgilerin yer aldığı belgelerde sadece “temsil” kelimesinin yazılması, temsilcinin tüzel kişiyi bağlama (ilzam) yetkisinin bulunmadığı anlamına gelmemektedir. Bu sebeple, belgede temsilcinin sadece temsile yetkili olduğu yazılmış olsa dahi temsil yetkisinin aynı zamanda ilzam yetkisini de kapsadığı kabul edilmelidir.
5.2- Temsilcinin, bizzat kendisiyle sözleşme yapabileceği haller:
Temsilcinin, hem temsil edilen tarafın mümessili, hem de karşı taraf olarak (iki taraf adına) bir sözleşmeyi imzalayıp imzalayamayacağı hususunda Adalet Bakanlığı Hukuk İşleri Genel Müdürlüğünden alınan ve Yönetim Kurulumuzun 04.07.2008 tarihli toplantısında görüşülen 10.6.2008 tarihli ve 33 – 13354 sayılı cevap yazısında;
“Bilindiği gibi;
Borçlar Kanunumuzun 32-37. (6098 TBK 40-45) maddelerinde yetkiye dayanan temsil, 38-39. (6098 TBK 46-47) maddelerinde ise, yetkisiz temsil düzenlenmiştir.
Temsil, bir hukuksal işlemi temsilci diye nitelenen bir kişinin, temsil olunan diye nitelenen başka bir kişinin ad ve hesabına yapması ve işlemin hukuksal sonuçlarının o kişinin hukuk alanında doğmasını sağlamasıdır. Gerek tanımından, gerekse kanun maddelerinin değerlendirilmesinden, temsil yoluyla yapılan hukuksal işlemlerde, temsil olunan, temsilci ve üçüncü kişinin yer aldığı görülmektedir.
Anılan Kanunda, temsilcinin, temsil olunan adına, bizzat kendisiyle ya da üçüncü bir kişinin temsilcisi olarak hukuksal bir işlem yapamayacağına ilişkin açık bir düzenleme bulunmamakla birlikte, hukukumuzda tam bir görüş birliğiyle bu ilke uygulanmakta ve ancak temsil olunanın temsilciye bizzat kendisiyle sözleşme yapması için açıkça temsil yetkisi vermesi ya da (örneğin satılacak malının fiyatını 100 milyon diye belirtmiş olup da temsilcinin o malı bu fiyattan satın alması (kendisiyle sözleşme yapması) durumunda olduğu gibi) temsil olunan için temsilcinin kendi kendisiyle sözleşme yapmasında hiçbir tehlike bulunmaması durumunda temsilcinin bizzat kendisiyle sözleşme yapabileceği kabul edilmektedir.
Bu nedenle;
Hukuk sistemimizde, kural, temsilcinin akdi kendisiyle yapmaması ise de; istisnaen temsil olunanın, temsilciye açıkça izin verdiği konularda, temsil olunan ile temsilci arasında bir menfaat çatışması olmadığı takdirde temsilcinin iki taraf adına sözleşme imzalayabileceği düşünülmekle birlikte, konunun yargıya intikali halinde mahkemece verilecek kararın esas alınacağı da şüphesizdir.” denildiğinden, görüşte yer alan açıklamalar doğrultusunda temsilcinin, temsil olunan adına, bizzat kendisiyle ya da üçüncü bir kişinin temsilcisi olarak hukuksal bir işlem yapması mümkün bulunmaktadır.
5.3- Banka temsilcilerinin noterlik işlemleriyle ilgili olarak ibraz etmeleri gereken belgeler:
Banka yetkililerinin noterliklerde yaptıracakları işlemler sırasında yetkili olduklarını ne şekilde belgelendireceklerine ilişkin sorumuza, Türkiye Bankalar Birliği Genel Sekreterliği tarafından gönderilen 16.9.1991 tarih ve 19438 sayılı yazıda:
“Hukuk Müşavirleri Kurulumuz, banka yetkililerinin noterler nezdinde yapacakları işlemlerde esas olarak noterden tasdikli imza sirküleri veya ticaret sicili memurluğundan düzenlenmiş yetki belgesi ibraz etmelerinin yeterli olacağı görüşüne varmıştır.” denilmesi nedeniyle banka yetkililerinin bu belgeleri ibraz etmeleri yeterli bulunmaktadır.
Yönetim Kurulu'nun 24.07.1998 günlü toplantısında alınan karar uyarınca, banka temsilcilerinin mevzuata uygun olmayan bankaya ait imza sirküler kitapçığının ilgili sayfalarını veya şahıslara ait imza beyannamelerini ibraz ederek, banka adına işlem yaptırmaları mümkün bulunmamaktadır.
5.4- Dayanak olarak alınacak ticaret sicil gazetesinin ne şekilde temin edileceği:
Bu Genelge ile yürürlükten kaldırılan 1984/41 ve 1997/77 sayılı genelgelerde yer verildiği üzere, ticaret şirketlerine ait imza sirküleri, kural olarak işlem ilgililerince getirilen ticaret sicili gazetesine dayanılarak onaylanmaktadır.
Ancak, ticaret sicili gazetesine elektronik ortamda da ulaşma olanağının bulunması, noterlikçe burada yer alan kayıtların indirilerek ilgili kısımlarının örneklerinin onaylanmasının mümkün olması nedeniyle, dayanak olarak eklenecek ticaret sicili gazetesinin mutlaka işlem ilgilisince getirilmesi gerekmemekte, bu şekilde işlem yapılması da mümkün bulunmaktadır.
5.5- İmza sirkülerinin yapılmasında ticaret sicil tasdiknamesinin de dayanak olarak alınıp alınmayacağı:
Uygulamada bazı noterliklerde, ibraz edilen sicil tasdiknamesine dayalı olarak da imza sirküleri yapılmaktadır. Sicil tasdiknamesine Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 16 ncı maddesinde yer verilmiş olup, maddenin 1 inci fıkrası:
“Bir ticari işletmenin ve seçilen unvanın sicile tescili halinde, ilgiliye onaylı bir sicil tasdiknamesi verilir. Tasdiknamede aşağıdaki olgular yer alır:
a) MERSİS numarası.
b) Ticaret unvanı.
c) Gerçek kişi ticari işletmelerde, işletme sahibinin adı ve soyadı, yerleşim yeri ve kimlik numarası.
ç) İşletmenin merkezi, şubelerde şubenin adresiyle beraber işletmenin merkez adresi.
d) İşletmenin faaliyet alanı.
e) İşletmeye tahsis edilmiş olan sermaye.
f) Belge düzenlendiği sırada işletmeyi temsile yetkili olanlar.”
Hükmünü içermektedir.
Sözü edilen maddenin (f) bendinde, tasdiknamede sadece işletmeyi temsile yetkili olanlara yer verileceği belirtilmiş, temsilin şekli ve mevcutsa kısıtlamaların gösterileceğine dair bir açıklama ve kayda yer verilmemiştir. Noterlik Kanununun 79 uncu maddesi gereğince, temsilcilerin sıfat ve yetkileri ile işlemi yapmaya izinli olduklarını gösteren belgeleri ibraz etmeleri zorunludur. İmza sirküleri imzanın yanında temsil yetkilerini de içeren bir belge olarak kabul edildiğinden, süregelen ve yerleşmiş uygulamaya göre temsilcinin sıfatı yanında yetkilerinin de imza sirkülerine yazılması gerekir.
Sicil tasdiknamesinde, sadece temsilcinin sıfatına yer verilmiş ise buna dayanılarak imza sirküleri yapılması uygun olmadığından, uygulama birliğinin sağlanması bakımından bu şekilde işlem yapılmayacaktır.
Ancak, sicil tasdiknamesinde işletmeyi temsile yetkili olanların kimlikleri yanında, ayrıca temsil yetkisine ilişkin sözleşme, karar ve yönerge gibi belgelere atıfta bulunulmuş ise buna dayanılarak da imza sirküleri yapılması mümkün olmakla birlikte, bu tür imza sirkülerinde yetkiler ve sınırlamalar açıkça belli olmadığından bu şekilde yapılan imza sirkülerinin kullanılması durumunda, yetkilerin belirlenebilmesi ve sorumluluğu gerektirebilecek bir yanlışlık yapılmaması için sicil tasdiknamesi metninde atıfta bulunulan belgelerin de işlem ilgililerince ayrıca gösterilmesi ve işlem yapacakların da bunları incelemesi ve işleme eklemesi gerekir.
5.6- Ticaret şirketleri temsilcilerinin tesciline ilişkin ilanlarda sadece yetkinin dayanağı olan kararlara, yönergelere atıfta bulunulması ve bunların içeriklerine yer verilmemesi durumunda yetkilerin ne şekilde yazılacağı:
Ticaret sicil müdürlüklerince, 6102 sayılı TTK’nın yürürlüğe girmesinden sonra, şirket temsilcilerinin tesciline ilişkin ilanlarda yetkinin dayanağı olan kararlara, daha önce ticaret sicili gazetesinde ilan edilmiş yönergelere atıfta bulunulmak ve bunların içeriklerine yer verilmemek suretiyle de ilan işlemi yapılabilmektedir. Bu durumda yapılacak imza sirkülerinde yetkiyi açık olarak gösteren kararlara yer verilip verilmeyeceği hususunda noterliklerde duraksamalar yaşanması üzerine, Yönetim Kurulunun 24.05.2016 tarihli toplantısında konunun görüşülmesi sonunda imza sirküleri yapılırken iki türlü işlem yapılmasının da mümkün bulunduğuna karar verilmiştir. Buna göre;
Tescil ilanında belirtilen ve yetkileri içeren dayanak belgelere atıfta bulunularak yapılan, yetkilerin gösterilmediği imza sirküleri yapılması:
Sadece, tescil ilanında belirtilen ve yetkileri içeren dayanak belgelere atıfta bulunulan ve yetkilerin gösterilmediği ticaret sicili gazetesinde yer alan bilgiler yazılmak ve bu gazete dayanak olarak alınmak suretiyle imza sirküleri yapılmasına engel bir düzenleme bulunmamaktadır. Bu tür imza sirkülerinde, temsile yetkili olanlar ve temsilin dayanağı belgeler belli olmakla birlikte, şirket temsilcilerinin yetkileri, özellikle müşterek imza ile yetki durumlarında gerek işlerin mahiyetleri gerekse rakamsal yönden yapılan belirlemeler/sınırlamalar anlaşılamamaktadır. Yetkiler ve sınırlamalar açıkça belli olmayacak şekilde yapılan imza sirkülerinin kullanılması durumunda, yetkilerin belirlenebilmesi ve sorumluluğu gerektirebilecek bir yanlışlık yapılmaması için ilan metninde atıfta bulunulan belgelerin de işlem ilgililerince ayrıca gösterilmesi ve işlem yapacakların da bunları incelemesi ve işleme eklemesi gerekir.
Ticaret sicili gazetesinde yer alan bilgiler ile atıfta bulunulan belgelerde yazılı yetkileri gösteren imza sirküleri yapılması:
İmza sirküleri yapılırken ticaret sicili gazetesinde ilan olunan bilgiler ile bunların dayanağı olan karar veya yönergelerde yazılı yetkilerin de olduğu gibi imza sirküleri metnine yazılması ve işleme dayanak olarak eklenmesi de mümkün bulunmaktadır. Bu şekilde yapılacak imza sirküleri kullanımda kolaylık sağlar ve ayrıca işlemler sırasında yetkilerin araştırılmasını gerektirmez.
Bu itibarla; imza sirkülerinin, iki şekilde de yapılmasının mümkün bulunduğu, buna ilişkin seçimi ilgilinin yapması gerektiği ve ticaret sicili gazetesinde dayanak belge olarak gösterilen karar veya yönergelerde yer alan yetkilerin ilgilisinin istemesi halinde imza sirkülerine yazılmasının daha uygun olacağı sonucuna varılmıştır.
5.7- İmza sirkülerinin temsil belgesi olmadığı, imza sirküleri ibraz edilmeden, temsil yetkisinin dayanağı belgelerle de noterlik işlemi yapılabileceği:
İmza sirkülerinde, kurumsal temsil yetkileri de yazılmak suretiyle imza onayı yapılan kişi vekil değil asıl konumundadır. Bu nedenle, imza sirküleri vekâlet gibi bir temsil belgesi değildir. (1.3) maddesinin (a) bendinde açıklandığı üzere; bu işlemle, daha önce usulünce temsilci olarak belirlenmiş kişiye verilmiş yetkilerin, dayanak belgelerine göre bir araya toplandığı, noter tarafından onaylanmış bir belge yapılmaktadır. Noterlik işlemi yaptıran tüzel kişi temsilcilerinin mutlaka imza sirkülerini ibraz etmeleri de şart değildir. Temsil belgesi olmaması nedeniyle, kanunlar, sözleşmeler veya yetkili organların kararları ile temsil yetkisine sahip olan kişiler imza sirküleri olmadan da, temsil yetkisini açıklayan dayanağı belgeleri ibraz etmek suretiyle de işlem yaptırabilirler.
Noterliklerde düzenlenen ve dayanak belgelere göre temsil yetkilerini açıklayan imza sirküleri temsil belgesi niteliğinde olmadığından vekâlet gibi tüm kurumlarca kabul edilmesi beklenmemelidir. Nitekim vekaletnamelerle ilgili 2016/24 sayılı Genelge’nin (9.3) maddesinde açıklandığı üzere, tapu idarelerince imza sirküleri temsil belgesi olarak kabul edilmemekte, tapu işlemlerinde 2644 sayılı Tapu Kanununun 2’nci maddesi ile Tapu Sicil Tüzüğü’nün 18’inci maddesinin 5’inci fıkrası gereğince imza sirküleri yanında ticaret sicil müdürlüklerinden alınacak yetki belgeleri kullanılmaktadır.
BAZI KURUM VE KURULUŞLARDA TEMSİL:
6- İL VE İLÇELERDE İDARENİN TEMSİLİ, İÇİŞLERİ BAKANLIĞI MERKEZ VE TAŞRA TEŞKİLATININ TEMSİLİ, İHALE SÖZLEŞMELERİNİ İMZALAYACAK İDARE YETKİLİLERİ:
6.1- İdareye ait sözleşmelerin vali, kaymakam veya yetki devri yapılan astlarınca imzalanması gerektiği:
İçişleri Bakanlığının 2.6.1989 günlü, 420.206/248-3326; 23.12.1991 günlü, 6529 sayılı ve Adalet Bakanlığı Hukuk İşleri Genel Müdürlüğünün 5.12.1991 günlü, 51547 sayılı görüşlerinde açıklandığı üzere:
5442 sayılı İl İdaresi Kanununun 9 uncu maddesinin “Vali, İl de Devletin ve Hükümetin temsilcisi ve ayrı ayrı her Bakanın mümessilidir.”, 27 nci maddesinin de “İlçe genel idaresinin başı ve mercii kaymakamdır. ... Bakanlıkların kuruluş kanunlarına göre ilçede lüzumu kadar teşkilat bulunur. Bu teşkilat kaymakamın emri altındadır.” hükümlerini içermesi nedeniyle, Bakanlıkları ilzam edecek sözleşmelerin illerde valiler ve ilçelerde ise kaymakamlar tarafından imzalanması gerekir.
Ancak 3152 sayılı İçişleri Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri hakkında Kanunun 34 üncü maddesinde ‘Bakan, Müsteşar ve her kademedeki Bakanlık ve kuruluş yöneticileri gerektiğinde, sınırlarını yazılı olarak açıkça belirlemek şartıyla yetkilerinden bir kısmını astlarına devredebilirler. Ancak, yetki devri, yetki devreden amirin sorumluluğunu kaldırmaz.’ hükmü yer aldığından, herhangi bir ayırım yapılmaksızın ve takdiri kendilerine ait olmak üzere, vali ve kaymakamlar, yetkilerinden bazılarını astlarına devredebilirler. Bu nedenle, mevzuatla aksine bir düzenleme yapılmayan hallerde, valiler ile kaymakamların noterlerce düzenlenen sözleşmelerin imzalanması konusunda yetkilerini astlarına devredebilmeleri mümkün bulunmaktadır.
Valiler ile kaymakamların noterlerce düzenlenen sözleşmelerin (yapılan işlemlerin) imzalanması konusunda yetkilerini astlarına devretmeleri halinde; Noterlik Kanununun 79 uncu maddesi gereğince, buna ilişkin belge örneğinin notere gösterilmesi ve bunun bir örneğinin de işlem kâğıdına eklenmesi zorunludur. Adalet Bakanlığı Hukuk İşleri Genel Müdürlüğünün 5.12.1991 tarih ve 51547 sayılı yazısında bildirildiği üzere, buna göre işlem yapılması hususu İçişleri Bakanlığı İller İdaresi Genel Müdürlüğünün 23.12.1991 tarih ve 6529 sayılı yazısıyla tüm valiliklere duyurulmuştur.
6.2- İçişleri Bakanlığı merkez ve taşra kuruluşlarında temsil:
Noterliklerde iş ve işlem yaptıran resmi daireler ile bağlı kuruluşları temsil ve ilzam edecek görevlilerin belirlenmesi hususunda görüş istenilmesi üzerine İçişleri Bakanlığından gönderilen 17.3.1986 gün ve 420206/428-1629 sayılı yazıda:
“Konu hakkında yapılan incelemeye göre,
A) Merkezde: 3152 sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun 5 inci maddesine göre Bakan, Bakanlık kuruluşunun en üst amiri olup, Bakanlık hizmetlerini yürütmekle görevlidir. 6 ncı maddesi hükmüne göre de Müsteşar, Bakanlık hizmetlerini Bakan adına düzenlemek ve yürütmekle görevli kılınmıştır.
Aynı Kanunun 34 üncü maddesi ise: “Bakan, Müsteşar ve her kademedeki Bakanlık ve kuruluş yöneticileri gerektiğinde, sınırlarını yazılı olarak açıkça belirlemek şartıyla yetkilerinden bir kısmını astlarına devredebilir.” hükmünü amirdir.
Buna göre merkezde noterliklerde yapılacak mukaveleleri ve sair muameleleri imzaya Bakan, Müsteşar ve bunların yetki devri suretiyle görevlendirecekleri kişiler yetkilidirler.
B) Taşrada: 5442 sayılı İl İdaresi Kanununun 4 üncü maddesine göre ‘İl genel idaresinin başı ve mercii validir. Bakanlıkların kuruluş konumlarına göre illerde lüzumu kadar teşkilat bulunur. Bu teşkilat valinin emri altındadır.’ Keza, aynı Kanunun 27 nci maddesine göre de, ‘İlçe genel idaresinin başı ve mercii kaymakamdır. ... Bakanlıkların kuruluş kanunlarına göre ilçede lüzumu kadar teşkilat bulunur. Bu teşkilat kaymakamın emri altındadır.’
Bu hükümlere göre, noterliklerde yapılacak Bakanlığımız taşra kuruluşları (İçişleri Bakanlığı taşra teşkilatı ve bağlı kuruluşları sözü edilen Kanunun 28, 28/A ve 29 uncu maddelerinde gösterilmiştir.) ile ilgili mukaveleleri ve sair muameleleri imzalamaya vali ve kaymakamlar yetkilidirler.
Bakanlığımız bağlı kuruluşları olan, Jandarma Genel Komutanlığı, Sahil Güvenlik Komutanlığı ve Emniyet Genel Müdürlüğü merkez ve taşra için de durum aynıdır.” denildiğinden, İçişleri Bakanlığının merkez ve taşra teşkilatlarının noterlik işlemlerinin, yukarıda yapılan açıklamalar doğrultusunda vali, kaymakam tarafından bizzat veya bu konuda yazılı olarak yetkilendirme yaptığı astlarınca imzalanması zorunludur.
6.3- 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu ile 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa göre yapılacak ihalelerle ilgili sözleşmeleri imzalayacak olanlar:
Birliğimize gönderilen İçişleri Bakanlığının 17.3.1986 gün ve 420206/428-1629 sayılı yazısında; 2886 sayılı Devlet İhale Kanununun 53 üncü maddesinin “Bütün ihaleler bir sözleşmeye bağlanır. Sözleşmeler idare adına ita amiri tarafından imzalanır.” hükmünü içerdiğinden, noterliklerde yapılacak ihale sözleşmelerini ita amirinin imzaya yetkili olduğu belirtilmiş ise de 1050 sayılı Kanunun daha sonra yürürlükten kalkması ile birlikte ita amirliği ve sayman kavramı da ortadan kalkmıştır. Mahalli İdareler Genel Müdürlüğünün 24.02.2006 tarihli ve 45181 sayılı genelgesinde açıklandığı üzere; 1050 sayılı Kanunun yürürlükten kalkması nedeniyle 2886 sayılı Devlet İhale Kanununda tanımlanan ihale yetkilisinin kim olacağı hususunda tereddüt oluşmuştur. 2886 sayılı Devlet İhale Kanununun 13 üncü maddesi hükmüne göre, il özel idareleri ve belediyelerde encümenlerin ihale komisyonu olarak görev yaptıkları, bu komisyonların başkanlarının da bu idarelerin üst yöneticileri olduğu dikkate alındığında ve ayrıca ita amirliği tanımının düzenlendiği 1050 sayılı Kanun yürürlükten kalkmış olmakla birlikte, üst yöneticilerin ihale yetkilisi sıfatını kaldıran veya başka kişiye veren bir düzenleme olmaması nedeniyle, 2886 sayılı Devlet İhale Kanununa tabi işlerin ihalesinde bu idarelerin üst yöneticileri (vali ve belediye başkanı) ihale yetkilisi sıfatını kullanmaya devam edeceklerdir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 46 ncı maddesinde bu Kanuna göre yapılan bütün ihalelerin bir sözleşmeye bağlanacağı, sözleşmelerin idarece hazırlanacağı ve ihale yetkilisi ile yüklenici tarafından imzalanacağı belirtilmiş, 4 üncü maddesinde ise ihale yetkilisi, idarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlileri olarak tanımlanmıştır. Bu sebeple, idarenin 4734 sayılı Kanuna göre yapılan ihale sözleşmelerini imzalama yetkisi harcama yetkililerine (ihale yetkilisi olarak) aittir. Ancak, ihale yetkilisi tarafından usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış olması halinde yetkilendirilen görevlilerde sözleşmeleri imzalayabilirler. Harcama yetkisi ve yetkilisine ilişkin bilgiler 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 31 inci maddesinde yer almaktadır.
Her iki Kanuna göre sözleşmeleri imzalayacak yetkililerin bu sıfatlarıyla ilgili belgeleri göstermeleri ve birer örneklerinin de noterlikçe işleme eklenmesi gerekir.
6.4- İmzanın noter huzurunda atılması gerektiği:
Bazı resmi makamlar ile kamu kuruluşları temsilcilerinin, noter veya imzaya yetkili memuru yanlarına kabul etmeden, sadece evrakı alarak noter huzurunda olmaksızın imza etmek istediklerinin Birliğimize ulaşan bilgilerden anlaşılması ve durumun Adalet Bakanlığına bildirilmesi üzerine, adı geçen Bakanlıkça gönderilen 8 Nisan 1977 gün ve 10372 sayılı yazıda:
“Bilindiği üzere, düzenleme şeklindeki noterlik işlemlerinde, ilgilinin bayanının tutanağa geçirilmesi ve imzasının alınmasının noter huzurunda olması, 1512 sayılı Noterlik Kanununun 84 ve 85. maddeleri hükmü gereği bulunmaktadır.
Keza imza onaylaması şeklindeki işlemlerin de, aynı Kanunun 91 ve 92. maddelerine göre, ilgilinin imzasını noter huzurunda atması veya dışarıda atılan imzanın kendisine ait olduğunu noter huzurunda kabul etmesi şartı ile yapılması mümkün olmaktadır.
Kanunun bu amir hükümleri, en ufak bir tereddüde meydan vermeyecek açıklıkta olduğu gibi, gerek bu ve gerekse diğer yasalarda hiç bir makam, merci ve kişiler için bir ayrıcalık hükmü de getirilmiş değildir. Noterlik işlemlerinin kanunun öngördüğü şekil ve şartlara uygun olarak yapılması yükümlülüğü notere ait bulunmaktadır.
Hal böyle olunca, her kim olursa olsun yukarıda açıklanan hükümlere aykırı uygulama isteyene noterin, kanun hükmünü hatırlatması, aksi takdirde istenilen işlemi yapamayacağını usulü dairesinde bildirmesi gerekecektir.
Bu itibarla münferit olaylara dayalı olarak, açık ve seçik bulunan kanun hükmünün bütün resmi daireler ile kamu kuruluşlarına hatırlatılmasına gerek görülmemiştir.” denilmiş ve daha sonra da Birliğimize gönderilen 30 Mayıs 1984 gün ve 15404 sayılı yazı ekinde bulunan yazıda da aynı konuya yer verilmiştir. Bu nedenle; noterlerin, hukukî, cezaî, disiplin yönünden sorumluluğuna yol açabileceği dikkate alınarak Noterlik Kanununa aykırı olan bu gibi işlemlerin yapılmaması ve bu konuda duyarlı davranılması gerekmektedir.
7- BELEDİYELER:
7.1- Temsil, Belediye başkanına vekâlet, görev ve yetkilerin yöneticilere devri ve aranacak belgeler:
5393 sayılı Belediye Kanununun 38 inci maddesinde;
Belediyeyi Devlet dairelerinde ve törenlerde, davacı veya davalı olarak da yargı yerlerinde temsil etmek veya vekil tayin etmek,
Belediyenin taşınır ve taşınmaz mallarını idare etmek,
Yetkili organların kararını almak şartıyla sözleşme yapmak
Şartsız bağışları kabul etmek,
Belediye başkanının görev ve yetkileri içinde sayılmıştır.
Aynı Kanunun;
40 ıncı maddesi gereğince, belediye başkanı izin, hastalık veya başka bir sebeple görev başında bulunmadığı hâllerde, bu süre içinde kendisine vekâlet etmek üzere, belediye meclisi üyeleri arasından birini başkan vekili olarak görevlendirir. Başkan vekili, başkanın yetkilerine sahiptir.
42 nci madde gereğince de, belediye başkanı, görev ve yetkilerinden bir kısmını uygun gördüğü takdirde, yöneticilik sıfatı bulunan belediye görevlilerine devredebilir.
5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanununun;
17 nci maddesi gereğince, büyükşehir belediye başkanı, büyükşehir belediye idaresinin başı ve tüzel kişiliğinin temsilcisidir.
Büyükşehir belediye başkan vekili, Belediye Kanunundaki usullere göre belirlenir. Ancak, büyükşehir kapsamındaki ilçe belediye başkanları büyükşehir belediye başkan vekili olamaz.
18 inci maddesinde:
Mahkemelerde davacı veya davalı sıfatıyla ve resmi mercilerde büyükşehir belediyesini temsil etmek, belediye ve bağlı kuruluş avukatlarına veya özel avukatlara temsil ettirmek,
Yetkili organların kararını almak şartıyla, büyükşehir belediyesi adına sözleşme yapmak, karşılıksız bağışları kabul etmek ve gerekli tasarruflarda bulunmak,
Büyükşehir belediye başkanının görev ve yetkileri içinde sayılmıştır.
28 inci maddesinde ise, Belediye Kanunu ve diğer ilgili Kanunların bu Kanuna aykırı olmayan hükümleri ilgisine göre büyükşehir ve ilçe belediyeleri hakkında da uygulanacağı hükmüne yer verildiğinden, bu Kanunda yer verilmeyen temsil ile görev ve yetkilerin devrine ilişkin hükümlerden 5393 sayılı Belediye Kanununda bulunan hükümler büyükşehir belediyeleri hakkında da uygulanır.
Belediyelerle ilgili noterlik işlemlerinde, belediyeleri bizzat belediye başkanları veya yetki devri yapılmış yönetici sınıfındaki görevliler temsil edebileceklerinden, belediye başkanları için bu göreve seçildiklerine dair belge, yetki devri yapılanlar için ise yetki devri ve yönetici sınıfında bir görevli olduğunu (ikisi bir arada da olabilir) gösteren belge aranacak ve noterlikçe işlemlere eklenecektir.
7.2- Belediye başkanlarının sözleşme yapan yetkililerinin genel şekilde belediye avukatlarına devredilmeyeceği:
İçişleri Bakanlığının görüşlerine uygun olarak Adalet Bakanlığınca gönderilen 10 Şubat 1984 gün ve 3794 sayılı yazı ve 2016/24 sayılı Genelge’nin 13 üncü maddesinde açıklandığı üzere;
Bazı Belediye Başkanlarının, kanunların verdiği görevlerden bir bölümünü noterliklerde onaylattıkları vekâletnamelerle avukatlara yaptırdıkları anlaşılmaktadır.
Bilindiği üzere, 5393 sayılı Belediye Kanununun 38’inci maddesinde belediye başkanının görev ve yetkileri sayılmış ve belediyeyi, Devlet dairelerinde, törenlerde, davacı veya davalı olarak da yargı yerlerinde temsil etmek veya vekil tayin etmek yetkisi bulunan başkana, (g) bendi ile “Yetkili organların kararını almak şartıyla sözleşme yapmak görev ve yetkisi” de verilmiştir.
Bu hükümlere göre; başkanın belirtilen görevlerini yapabilmesi, belediye meclisinin kararına, kararın da aynı Kanunun 23’üncü maddesi gereğince kesinleşmiş olmasına bağlıdır.
Aynı Kanunun 42’nci maddesi gereğince, belediye başkanı, 38’inci maddede belirtilen iş ve işlemleri bizzat kendisi yapabileceği gibi, görev ve yetkilerinden bir kısmını uygun gördüğü takdirde, yöneticilik sıfatı bulunan belediye görevlilerine devredebilir.
Sözü edilen görevlerin; (özellikle sözleşme yapmak görevinin) belediye meclisi kararı alınmadan ve karar kesinleşmeden, daha önce düzenlenmiş veya onaylanmış, (birden çok avukatı kapsayan) bir vekâletname ile avukatlara yaptırılması, 5393 sayılı Belediye Kanununun 38’inci maddesi ile Noterlik Kanununun 79’uncu maddesi hükümlerine aykırılık teşkil eder.
5393 sayılı Belediye Kanununun 38 inci maddesinin (c) bendinde yazılı temsil veya bir başkasına tevkil yetkisinin münhasıran belediye başkanlarına veya vekillerine ait bir yetki olup, “başkasını tevkil” yetkisinin 1136 sayılı Avukatlık Kanununun 35 inci maddesi hükümleri dairesinde kullanılması gereken bir yetki olduğu ve buna dayalı temsil yetkisinin, belediye davacı veya davalı olma durumu ile sınırlı olarak barolara kayıtlı, kadrolu veya sözleşmeli belediye avukatları ile kadrolu veya sözleşmeli belediye avukatının bulunmaması halinde serbest avukatlara verilebilmesi mümkün bulunmaktadır.
8- DERNEKLER VE BUNLARIN TİCARİ İŞLETMELERİ:
8.1- Temsil:
Dernekler ile ilgili yasal düzenlemeler, 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu, 5253 sayılı Dernekler Kanunu ve 31.03.2005 tarihli 25772 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Dernekler Yönetmeliğinde yer almaktadır.
5253 sayılı Dernekler Kanununun 2. maddesinde;
Derneğin: Kazanç paylaşma dışında, kanunlarla yasaklanmamış belirli ve ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere, en az yedi gerçek veya tüzel kişinin, bilgi ve çalışmalarını sürekli olarak birleştirmek suretiyle oluşturdukları tüzel kişiliğe sahip kişi topluluklarını,
Şubenin: Dernek faaliyetlerinin yürütülebilmesi için bir derneğe bağlı olarak açılan, tüzel kişiliği olmayan ve bünyesinde organları bulunan alt birimi,
Temsilciliğin: Dernek faaliyetlerinin yürütülebilmesi için bir derneğe bağlı olarak açılan, tüzel kişiliği ve bünyesinde organları bulunmayan alt birimi,
ifade ettiği belirtilmiştir.
Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 52-54 üncü maddelerinde de açıklandığı üzere, dernekler ticari (iktisadi) işletme de kurabilmektedirler.
4721 sayılı Türk Medeni Kanununun 58, 59 ve 85 inci maddeleri gereğince;
Dernekler, kuruluş bildirimini, dernek tüzüğünü ve gerekli belgeleri yerleşim yerinin bulunduğu yerin en büyük mülki amirine verdikleri anda tüzel kişilik kazanmaktadırlar.
Derneğin yürütme ve temsil organı yönetim kurulu olup, temsil görevi, yönetim kurulunca, üyelerden birine veya bir üçüncü kişiye verilebilmektedir.
Kuruluşta, dernek tüzüğünde geçici yönetim kurulunun gösterilmesi zorunludur.
Bu hükümler doğrultusunda, derneğin tüzel kişilik kazanıp kazanmadığının belirlenebilmesi için faal ve kayıtlı olduğunu gösteren ilgili dernekler müdürlüğünden alınmış yazının, geçici yönetim kurulu ise dernek tüzüğüne uygun olup olmadığının, değil ise TMK’nın 80 inci maddesi gereğince genel kurul kararı ile seçilip seçilmediğinin, tüzüğünde belirtilen genel kurul tarihlerine göre görev süresinin dolup dolmadığının, yönetim kurulunun temsil görevini devir ettiğine dair karar alıp almadığının, dernek tüzüğünde temsilcinin yapamayacağı işlerle ilgili bir düzenleme bulunup bulunmadığının incelenmesi ve temsilcinin buna göre belirlenmesi ve noterlik işlemlerine bunlara ilişkin belgelerin eklenmesi icap etmektedir.
TMK’nın 94 üncü maddesinde, derneklerin gerekli görülen yerlerde genel kurul kararıyla şube açabilecekleri, 95 inci maddesinde de her şubede genel kurul ve yönetim kurulu ile denetim kurulu veya denetçi bulunmasının zorunlu olduğu, bu organların görev ve yetkileri ile şubelere ilişkin diğer hususlar hakkında bu Kanun hükümlerinin uygulanacağı belirtilmiştir.
5253 sayılı Dernekler Kanununun 2. maddesinde tanımı yapılan şubeler, organlarının bulunmasına karşın tüzel kişiliklerinin olmaması nedeniyle fiil ehliyetine de sahip değillerdir. Bu sebeple kural olarak, şubeler derneği temsil edemezler ve onlar adına borç yüklenemezler. Ancak, TMK’nın 95 inci maddesi uyarınca, şube yönetim kurulunun görev ve yetkileri konusunda da bu Kanun hükümleri uygulanacağından şube temsilcileri şube işlemleriyle, keza temsilciler de temsilcilik işlemleriyle sınırlı kalmak kaydı ile dernek tüzüğünde gösterilen şekilde işlemler yapabilirler.
Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 53 üncü maddesi gereğince, dernekler tarafından kurulan ticari (iktisadi) işletmelerin; merkezinin, açıkça belirtilmiş konusunun, yönetim ve temsili ile görevlendirilmiş kişilerin adı ve soyadının, vatandaşlığının, kimlik numarasının, yerleşim yerinin ve temsil ile imza şeklinin tescil edilmesi zorunlu bulunduğundan, temsilcileri ile yetkilerinin tespiti için bunların belgelendirilmesi ve incelenmesi icap eder.
8.2- Derneklerin ve bunların ticari işletmelerinin temsilcilerine ait imza sirküleri:
Dernekler ve bunların ticari işletmeleri, yukarıda belirtilen hükümler doğrultusunda temsil edileceklerinden, talep edilmesi halinde, dernek ve ticari işletme temsilcileri için de imza sirküleri yapılması mümkün bulunmaktadır.
Dernek temsilcilerinin imza sirkülerinin düzenlenmesi sırasında; 4721 sayılı Türk Medeni Kanununun 85 inci maddesi hükmü ile dernek tüzüğü dikkate alınarak, derneği kimlerin veya kimin temsil ettiğinin, imza ve temsil şeklinin ne şekilde olduğunun, yönetim kurulunca bir karar alınıp alınmadığının,
İktisadi işletmelerinin temsili ile ilgili olarak da tescil ve ilan edilen hususların,
Araştırılması ve buna göre temsil yetkisinin belirlenmesi ile işleme bunlara ilişkin belgelerin eklenmesi gerekmektedir.
8.3- Dernek temsilcilerinin imza sirkülerinin noterlik işlemlerinde kullanılıp kullanılmayacağı:
Yönetim Kurulunun 16.06.2003 günlü toplantısında alınan ve bu Genelge ile yürürlükten kaldırılan 2003/24 sayılı Genelge’de benzeri açıklamalara yer verildiği de dikkate alınarak;
Noterlik işlemlerinde, derneği temsil hususunda yönetim kurulunun yetkili olması ve gerektiğinde yönetim kurulunca, üyelerden birine veya bir üçüncü kişiye temsil hususunda her zaman yetki verilebilmesinin mümkün olması, temsilcinin ve temsil şeklinin herhangi bir tescile tabi olmaması nedeniyle dernek temsilcilerinin noterlikten onaylanmış imza sirküleri değil, yukarıda açıklanan temsilciyi ve temsilin şeklini belirleyen belgeler kullanılmalıdır.
Buna karşılık, dernek ticari işletmelerinin temsilcilerinin ve temsil şeklinin ticaret sicil müdürlüklerinde tescil ve ilan edilmesi ve ticaret sicili kayıtlarından da bunların doğruluğunun incelenebilmesi imkânının bulunması nedeniyle noterlik işlemlerinde imza sirkülerinin kullanılmasında bir sakınca bulunmamaktadır.
9- VAKIFLAR VE BUNLARIN TİCARİ İŞLETMELERİ:
9.1- Temsil:
Vakıflar ile ilgili yasal düzenlemeler, 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu ile 5737 sayılı Vakıflar Kanununda yer almaktadır.
Türk Medeni Kanununun 101 inci maddesi vakfı; gerçek veya tüzel kişilerin yeterli mal ve hakları belirli ve sürekli bir amaca özgülemeleriyle oluşan tüzel kişiliğe sahip mal topluluğu olarak tanımlamıştır.
5737 sayılı Vakıflar Kanununun 3 üncü maddesinde de;
Yeni vakıfın: Mülga 743 sayılı Türk Kanunu Medenisi ile 4721 sayılı Türk Medenî Kanunu hükümlerine göre kurulan vakıfları,
Şubenin: Vakıf faaliyetlerinin yürütülebilmesi için yeni vakfa bağlı olarak açılan, tüzel kişiliği olmayan ve bünyesinde organları bulunan alt birimi,
Temsilciliğin: Vakıf faaliyetlerinin yürütülebilmesi için yeni vakfa bağlı olarak açılan, tüzel kişiliği ve bünyesinde organları bulunmayan alt birimi,
ifade ettiği belirtilmiştir.
Türk Medeni Kanununun;
102 nci maddesinde, vakıf kurma iradesinin, resmi senetle veya ölüme bağlı tasarrufla açıklanacağı ve vakfın, yerleşim yeri mahkemesi nezdinde tutulan sicile tescil ile tüzel kişilik kazanacağı,
106 ncı maddesinde de, vakıf senedinde vakfın adının, amacının, bu amaca özgülenen mal ve hakların, vakfın örgütlenme ve yönetim şekli ile yerleşim yerinin gösterileceği,
belirtilmiştir.
Vakıfların yönetim ve temsil şekli 5737 sayılı Vakıflar Kanununun 6 ncı maddesinde açıklanmıştır. Buna göre;
Mazbut vakıflar, Genel Müdürlük tarafından yönetilir ve temsil edilir.
Mülhak vakıflar, Anayasaya aykırılık teşkil etmeyen vakfiye şartlarına göre Meclis tarafından atanacak yöneticiler eliyle yönetilir ve temsil edilir. Vakıf yöneticileri kendilerine yardımcı tayin edebilirler. Mülhak vakıf yöneticilerinde aranacak şartlar ile yardımcılarının nitelikleri yönetmelikle düzenlenir. Vakfiyedeki şartları taşımamaları nedeniyle kendilerine yöneticilik verilemeyenler bu şartları elde edinceye, küçükler ile kısıtlılar fiil ehliyetlerini kazanıncaya ve boş kalan yöneticilik yenisine verilinceye kadar, vakıf işleri Genel Müdürlükçe temsilen yürütülür.
Cemaat vakıflarının yöneticileri mensuplarınca kendi aralarından seçilir.
Esnaf vakıfları, mülhak vakıfların tabi olduğu hükümlere tabidir. Bu vakıflar, esnafın seçtiği yönetim kurulu tarafından yönetilir.
Yeni vakıfların yönetim organı ise, vakıf senedine göre oluşturulur ve bu vakıfların yönetim organlarında görev alanların çoğunluğunun, Türkiye’de yerleşik bulunması gerekir.
Yukarıda belirtilen madde uyarınca; mülga 743 sayılı Türk Kanunu Medenisi ile 4721 sayılı Türk Medenî Kanunu hükümlerine göre kurulan vakfın (Yeni Vakıf) yönetim ve temsili ile ilgili olarak vakıf senedine bakılması, vakıf senedi ile görevlendirilen yönetim organının bir karar alıp almadığının (genel veya belli durum ve konular için, belirteceği esaslar dâhilinde kendi üyelerinden veya yetkili memur ve memurlarından herhangi bir veya birkaçını, temsilci veya temsilciliklerini yetkili kılıp kılmadığının) araştırılması ve buna göre temsil yetkisinin belirlenmesi gerekmektedir.
Şubeler, organlarının bulunmasına karşın tüzel kişiliklerinin olmaması nedeniyle fiil ehliyetine de sahip değillerdir. Bu sebeple kural olarak, şubeler vakfı temsil edemezler ve onlar adına borç yüklenemezler. Ancak, şube temsilcileri şube işlemleriyle, keza temsilciler de temsilcilik işlemleriyle sınırlı kalmak kaydı ile vakıf senedinde gösterilen şekilde işlemler yapabilirler.
5737 sayılı Vakıflar Kanununun 26 ncı maddesinde vakıfların; amacını gerçekleştirmeye yardımcı olmak ve vakfa gelir temin etmek amacıyla, Genel Müdürlüğe bilgi vermek şartıyla iktisadî işletme ve şirket kurabilecekleri, kurulmuş şirketlere ortak olabilecekleri hükmüne de yer verilmiştir.
Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 56 ncı maddesi gereğince, vakıflar tarafından kurulan ticari (iktisadi) işletmelerin, merkezinin, açıkça belirtilmiş konusunun, yönetim ve temsili ile görevlendirilmiş kişilerin adı ve soyadının, vatandaşlığının, kimlik numarasının, yerleşim yerinin ve temsil ile imza şeklinin tescil edilmesi zorunlu bulunduğundan, temsilcilerinin ve temsil yetkilerinin tespiti için bunların belgelendirilmesi ve incelenmesi gerekmektedir.
9.2- Vakıfların ve bunların ticari işletmelerinin temsilcilerine ait imza sirküleri:
Vakıflar ve bunların ticari işletmeleri, yukarıda belirtilen hükümler doğrultusunda temsil edileceklerinden, talep edilmesi halinde bunların temsilcileri için de imza sirküleri yapılması mümkün bulunmaktadır.
Vakıf temsilcilerinin imza sirkülerinin düzenlenmesi sırasında;
Mazbut, mülhak, cemaat ve esnaf vakıflarında 5737 sayılı Vakıflar Kanununun 6 ncı maddesinde yer alan hükümler doğrultusunda temsilcinin belirlenmesi ve buna göre gereken belgelerin istenmesi icap etmektedir.
Mülga 743 sayılı Türk Kanunu Medenisi ile 4721 sayılı Türk Medenî Kanunu hükümlerine göre kurulan vakfın (Yeni Vakıf) yönetim ve temsili ile ilgili olarak da, aynı madde uyarınca vakıf senedine bakılması, yönetim kurulunun görevlendirilmiş olması halinde bir karar alınıp alınmadığının,
Vakıf iktisadi işletmelerinin temsili ile ilgili olarak da, yukarıda belirtilen tescil ve ilan edilen hususların,
Araştırılması ve buna göre temsilci ve temsil yetkisinin belirlenmesi ile işleme bunlara ilişkin belgelerin eklenmesi gerekmektedir.
9.3- Vakıf temsilcilerinin imza sirkülerinin noterlik işlemlerinde kullanılıp kullanılmayacağı:
Vakıf temsilcilerinin 5737 sayılı Vakıflar Kanununun 6 ncı maddesinde yer alan hükümlere göre belirlenmesi ve özellikle mülga 743 sayılı Türk Kanunu Medenisi ile 4721 sayılı Türk Medenî Kanunu hükümlerine göre kurulan vakfın (Yeni Vakıf), vakıf senedi ile görevlendirilen yönetim organının genel veya belli durum ve konular için her zaman için yetkilendirme yapmasının mümkün bulunması nedeniyle, vakıfların noterlik işlemlerinde, temsilcilerinin noterlikten onaylanmış imza sirküleri değil, yukarıda açıklanan temsilciyi ve temsilin şeklini belirleyen belgeler kullanılmalıdır.
10- APARTMAN VE TOPLU YAPI YÖNETİCİLİĞİ:
10.1- Genel olarak:
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun 27, 28, 29, 32, 34 ve uncu maddeleri gereğince;
Ana gayrimenkul, kat malikleri kurulunca sözleşme, yönetim planı ve kanun hükümleri uyarınca verilecek kararlara göre yönetilir ve yönetim tarzı, kanunların emredici hükümleri saklı kalmak şartıyla, bu kurul tarafından kararlaştırılır.
Yönetim planı; yönetim tarzını, kullanma maksat ve şeklini yönetici ve denetçilerin alacakları ücreti ve yönetime ait diğer hususları düzenler. Yönetim planı, bütün kat maliklerini bağlayan bir sözleşme hükmündedir.
Kat malikleri kurulu, yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zamanlarda, eğer böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır. Toplu yapılarda ise kurullar, en geç iki yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim plânlarında gösterilen zamanlarda, böyle bir zaman gösterilmemişse, ikinci takvim yılının ilk ayı içinde toplanır.
Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.
Kat malikleri, ana gayrimenkulün yönetimini kendi aralarından veya dışardan seçecekleri bir kimseye veya üç kişilik bir kurula verebilirler; bu kimseye (Yönetici), kurula da (Yönetim kurulu) denir.
634 sayılı Kanunun 66 ncı maddesinde toplu yapının, “bir veya birden çok imar parseli üzerinde, belli bir onaylı yerleşim plânına göre yapılmış veya yapılacak, alt yapı tesisleri, ortak kullanım yerleri, sosyal tesis ve hizmetler ile bunların yönetimi bakımından birbirleriyle bağlantılı birden çok yapıyı ifade etiği” belirtilmiş ve devamı maddelerinde toplu yapıyla ilgili hükümlere yer verilmiştir. 71 inci madde gereğince, toplu yapılarda yönetim plânında başka türlü düzenlenme yapılmamış ise, blok kat malikleri kurulu blok için, blok niteliğinde olmayan yapıların yer aldığı parseldeki kat malikleri kendilerine özgülenen ortak yer ve tesisler için, toplu yapı temsilciler kurulu ise toplu yapı kapsamındaki bütün ortak yapı, yer ve tesisler için yönetici ve denetçi atar.
10.2- Yöneticinin/Yönetim Kurulunun görevleri, süresi ve temsil yetkisi:
Kat malikleri tarafından seçilen yöneticinin/yönetim kurulunun görevleri asıl olarak yönetim planında belirtilir. Yönetim planında aksine bir hüküm yoksa yönetici/yönetim kurulu 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun 35 inci maddesinde sayılan işleri yapmakla mükelleftir.
Aynı Kanunun 29 ve 34 üncü maddeleri gereğince;
Kat malikleri kurulu, yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zamanlarda, eğer böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır. Toplu yapılarda ise kurullar, en geç iki yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim plânlarında gösterilen zamanlarda, böyle bir zaman gösterilmemişse, ikinci takvim yılının ilk ayı içinde toplanır.
Yönetici her yıl kat malikleri kurulunun kanuni yıllık toplantısında yeniden atanır; eski yönetici tekrar atanabilir.
Bir noterimizin başvurusu nedeniyle Yönetim Kurulunun 19.08.2013 günlü toplantısında alınan kararda da kabul edildiği üzere;
Yöneticilerin, gerek birinci gerekse ikinci toplantıda 634 sayılı Kanunun 30, 34 ve 71 inci maddeleri hükümlerine uyulmadan usulsüz seçilmesi halinde nasıl hareket edileceği hususunda 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununda bir hüküm bulunmamaktadır. Yargıtay 18. HD. nin 15.2.1996 tarihli 336 E. 1714 K. ve 17.10.1995 tarihli 8968 E. 10260 K. sayılı kararlarında da belirtildiği üzere, yargı kararıyla yöneticilik sıfatları kaldırılıncaya kadar kat malikleri kurulu tarafından seçilen yöneticilerin yaptıkları işlemler geçerli kabul edilmektedir.
Sözü edilen Kanunda noterlere, yöneticilerin seçilme yeter sayılarının uygun olup olmadığının araştırılması yönünde bir görev verilmemiştir. “Hâkimin müdahalesi” başlıklı 33 üncü madde hükmünden de anlaşılacağı üzere, kararların geçerliliği, yok kabul edilip edilmeyeceği, seçilenin yöneticilik sıfatının kaldırılıp kaldırılmayacağı gibi ihtilaflı konuları çözümlemek yargı mercilerinin görevleri içinde bulunmaktadır. Yöneticilerin yasal şekle uygun olarak seçilip seçilmedikleri, ilgililerinin başvurusu üzerine yargı mercilerinin verecekleri kararlara göre belirlenebileceğinden, ibraz edilen noter onaylı karar defterlerine göre kat malikleri toplantısında yönetici seçildiği belirtilen kişilerin, seçilme yeter sayılarının uygun olup olmadığı araştırılmadan noterliklerdeki işlemlerinin yapılması gerekmektedir.
Her ne kadar apartmanın/sitenin ve kat malikleri kurulunun tüzel kişiliğinin bulunmadığı ve yöneticinin de bir tüzel kişiliği temsil etmediği düşünülürse de; Yargıtay 3. Hukuk Dairesinin 23.2.1999 tarihli ve 1422-1660 sayılı kararında da belirtildiği üzere; yönetici vekâletname ile tayin edilen bir vekil gibi olmayıp, yasal bir temsilcidir ve yetkisini yasadan almaktadır. Apartmanın/sitenin ve kat malikleri kurulunun ayrı bir tüzel kişiliğinin bulunmaması, yöneticinin özel kanundan doğan temsil yetkisini ortadan kaldırmaz. Yönetici, bu yetkisine istinaden ana gayrimenkulün sigorta ettirilmesi, ana gayrimenkulün tümünü ilgilendiren tebligatların kabul edilmesi, kat mülkiyetine ilişkin borç ve yükümlerini yerine getirmeyen kat maliklerine karşı dava ve icra takibi yapılması ve kanuni ipotek hakkının kat mülkiyeti kütüğüne tescil ettirilmesi gibi 35 inci maddede belirtilen işleri doğrudan yapabilir.
10.3- 634 sayılı Kanun gereğince seçilen yöneticiler için imza sirküleri düzenlenebileceği:
İmza sirkülerine eklenecek dayanak belge:
Uygulamada tereddüt edilen konulardan birisi de, tüzel kişiliklerinin bulunmaması nedeniyle apartman/toplu yapı yöneticilerine imza sirküleri düzenlenip düzenlenmeyeceğidir. Yukarıda belirtilen Yargıtay kararında da açıklandığı üzere, sözü edilen yöneticilerin, 634 sayılı Kanundan kaynaklanan temsil yetkileri bulunmaktadır. Kanundan doğan bu temsil yetkisine istinaden, yönetim planında ve 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun 35 inci maddesinde sayılan işleri kat maliklerini temsilen yapabilmektedirler. Yönetim planı ile sözü edilen Kanunun 35 inci maddesinde sayılan yetkilerle sınırlı olmak üzere apartman/toplu yapı yöneticilerine ait imza sirküleri düzenlenmesi ve imza sirkülerinde bu sıfatının belirtilmesi mümkün bulunmaktadır.
Kat malikleri kurulunca, sözü edilen Kanununun 32 nci maddesi gereğince, sözleşme, yönetim plânı ve kanun hükümlerine göre ana taşınmazın yönetimiyle ilgili kat maliklerince verilen kararların (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılması, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanması zorunludur. Bu sebeple; kat malikleri kurulu kararlarının yazıldığı noter onaylı karar defterinin ilgili kısmının örneğinin Noterlik Kanununun 79 uncu maddesi doğrultusunda dayanak olarak imza sirküleri işlemlerine eklenmesi yeterlidir.
10.4- 634 sayılı Kanun gereğince seçilen yöneticilerin imza sirkülerinin noterlik işlemlerinde kullanılıp kullanılmayacağı:
Belirtilen yöneticilere ilişkin imza sirküleri genellikle bankalar tarafından talep edilmekte ve noterliklerde de bu nedenle yapılmaktadır. Temsilcinin ve temsil şeklinin herhangi bir tescile tabi olmaması, yöneticinin kat maliklerince yapılacak olağanüstü toplantılarla değiştirilmesinin mümkün olması nedeniyle, noterlik işlemlerinde yöneticinin noterlikçe onaylanmış imza sirküleri değil, 634 sayılı Kanununun 32 nci maddesi gereğince tutulan karar defteri esas alınmalı ve kat malikleri kurulunca en son seçilen yöneticiyle ilgili kararın yazıldığı karar defterinin ilgili kısmı kullanılmalıdır.
10.5- Kat malikleri kurulu tarafından seçilen ve üç kişiden oluşan yönetim kurulu üyelerinin görev ve yetkilerini birlikte mi yoksa ayrı ayrı mı yerine getirecekleri:
Kat malikleri kurulu tarafından seçilen ve üç kişiden oluşan yönetim kurulu üyelerinin görev ve yetkilerini birlikte mi yoksa ayrı ayrı mı yerine getirecekleri hususunda noterlikler arasında farklı uygulamalar olduğunun öğrenilmesi nedeniyle konu, Yönetim Kurulu’nun 17.09.2013 tarihli toplantısında görüşülmüştür.
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununda yöneticinin yapacağı işlerin açıklanmasına karşın, üç kişiden oluşan yönetim kurulunun çalışma şekli ile ilgili bir düzenlemeye yer verilmemiştir. Konuya ilişkin olarak sadece Yargıtay Hukuk Genel Kurulu’nun 20.3.2002 tarihli ve 2002/18-245 esas, 2002/194 sayılı kararı bulunmaktadır. Bu kararda; “Yasa koyucu, kat malikleri kurulu tarafından seçilen bir kişiye "yönetici" denileceğini belirttikten sonra aynı kurul tarafından seçilen üç kişinin "Yönetim Kurulu" olarak adlandırılmasının, bunların birden ziyade yönetici olduklarını belirtmekten başka bir anlamı bulunmamaktadır. Bu hususa ilişkin olarak yönetim planında özel bir düzenlemeye yer verilmedikçe ve kat malikleri kurulunca da aksine bir karar alınmadıkça bu kurula mensup üç kişiden herhangi birinin tek başına veya ikisinin birlikte yasanın yöneticiye tanıdığı tüm hak ve yetkileri kullanmalarının olanaklı bulunduğu, ana taşınmaza birden fazla yönetici atanmasının, bunların tüm işlemleri her üçünün birlikte imzalayıp yapmaları anlamına gelemeyeceği, ... usulüne uygun tarzda yönetici seçilmiş bulunan kimselerden herhangi birinin kat malikleri kurulu kararlarını uygularken veya vekil tutmak, dava açmak, icra takibi yapmak gibi yasanın ve mevzuatın kendisine yüklediği yükümlülükleri yerine getirirken her türlü işleme tek başına imza koymak hak ve yetkisine sahip olduğu ” belirtilmiştir.
Bu sebeple, yönetim planında özel bir düzenlemeye yer verilmemiş ise ve kat malikleri kurulunca da aksine bir karar alınmamışsa;
Yönetim kuruluna mensup üç kişiden herhangi birinin tek başına 634 sayılı Kanunun yöneticiye tanıdığı tüm hak ve yetkileri kullanabileceğinin,
Kanunda iş bölümü yapılamayacağına dair açık bir hüküm olmaması, üç kişilik yönetim kurulu üyelerinin hepsinin birlikte hareket etmeleri zorunluluğunun bulunmaması, herhangi birinin tek başına veya ikisinin birlikte yasanın yöneticiye tanıdığı tüm hak ve yetkileri kullanabilmesinin mümkün bulunması nedeniyle, kendi aralarında bu yönde iş bölümü yapabileceklerinin ve buna göre de hak ve yetkileri kullanmak suretiyle işleri yürütebileceklerinin düşünüldüğüne Yönetim Kurulunca karar verilmiş bulunduğundan, uygulama birliğinin sağlanması için buna göre işlem yapılması gerekmektedir.
11- TÜRK TELEKOMÜNİKASYON ANONİM ŞİRKETİ:
Bu Genelge ile yürürlükten kaldırılan 1995/77, 1996/19 ve 2003/19 sayılı Genelgelerde, Türk Telekomünikasyon Anonim Şirketinin 233 sayılı Kamu İktisadi Teşebbüsleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname hükümlerine göre kurulmuş bir kuruluş olduğu ve bu nedenle de KHK’nin 13 maddesi doğrultusunda şirketi genel müdürün temsil edeceği belirtilmiş ise de; 5809 sayılı (R.G. 10.11.2008) Kanunla değiştirilen 406 sayılı Telgraf ve Telefon Kanununun 1 inci maddesinde, her türlü telekomünikasyon hizmetlerini yürütmeye ve telekomünikasyon altyapısını işletmeye, bu Kanun ve özel hukuk hükümlerine tabi Türk Telekom Anonim Şirketi’nin (Telekom) yetkili olduğu belirtilmiştir. Dolayısıyla Telekom’un 233 sayılı Kamu İktisadi Teşebbüsleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname hükümlerine tabi olması ile kamu iktisadi teşebbüslerinde olduğu gibi genel müdürün doğrudan temsil yetkisi kaldırılmış, temsil hükümlerine Şirketin ana sözleşmesinde yer verilmiştir.
Buna göre, Türk Telekomünikasyon Anonim Şirketi’nin Ana Sözleşmesinin:
11 inci maddesi gereğince;
Şirketin temsilinden Yönetim Kurulu sorumludur.
Yönetim Kurulu gerek yasa ve gerekse işbu ana sözleşme ile kendisine yüklenen görev ve sorumluluklarını yerine getirirken bunları kısmen şirket bünyesindeki komitelere ve/veya şirket yöneticilerine işlevlerini de açıkça belirlemek suretiyle ve fakat kendi sorumluluğunu bertaraf etmeksizin devredebilir.
13 üncü maddesi gereğince;
Yönetim Kurulu sahip olduğu idare ve temsil yetkilerinin tamamını veya bir kısmını Yönetim Kurulu üyesi olan murahhas azalara ve tayin edeceği Yönetim Kurulu Üyesi olmaları gerekmeyen müdürlere bırakabilir.
Genel müdürlerin ve Şirket adına imza yetkisini haiz diğer müdürlerin vazife süreleri Yönetim Kurulu üyelerinin seçim müddetleri ile sınırlı değildir.
Genel Müdür ve genel müdür yardımcıları Yönetim Kurulu kararı ile atanırlar.
14 üncü maddesi gereğince de;
İdare ve yargı mercilerinde ve üçüncü şahıslara karşı Türk Telekom’u Yönetim Kurulunun temsil ve ilzam konusunda yapacağı düzenlemeler saklı kalmak üzere, Genel Müdür temsil eder. Genel Müdür gerektiğinde bu temsil yetkisini devir edebilir.
Türk Telekomünikasyon Anonim Şirketi’nin (Telekom) temsil yetkileri yukarıda belirtilen hükümler doğrultusunda belirlenecek ve talep halinde imza sirküleri buna göre, anonim şirketlerle ilgili olarak yapılan açıklamalar doğrultusunda düzenlenecektir.
YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILAN GENELGE VE GENEL YAZILAR:
19.04.2002 tarihli ve Hukuk-6444 (42); 04.05.2006 tarihli ve Hukuk-7551 (54); 13.04.2007 tarihli ve Hukuk-8364 (52); 21.08.2013 tarihli ve Hukuk-14463 (81); 20.09.2013 tarihli ve Hukuk-17049 (95); 12.03.2014 tarihli ve Hukuk-4603 (40); 03.07.2014 tarihli ve Hukuk-10469 (75); 01.10.2014 tarihli ve Hukuk-15013 (95) sayılı genel yazılar,
01.04.1977 tarihli ve (13); 20.04.1977 tarihli ve (17); 24.10.1980 tarihli ve (24); 09.06.1981 tarihli ve (41); 30.6.1983 tarihli ve (33); 04.04.1984 tarihli ve (14); 26.6.1984 tarihli ve (25); 20.09.1984 tarihli ve (41); 07.12.1984 tarihli ve (52); 03.10.1985 tarihli ve (73); 05.12.1985 tarihli ve (99); 2.5.1986 tarihli ve (35); 24.11.1986 tarihli ve (79); 07.07.1988 tarihli ve (42); 2.11.1988 tarihli ve (74) (Bu Genelge’nin 6 ncı maddesi); 03.04.1989 tarihli ve (26); 26.04.1989 tarihli ve (40); 5.7.1989 tarihli ve (56); 01.12.1989 tarihli ve (89); 16.08.1991 tarihli ve (54); 01.10.1991 tarihli ve (66); 26.03.1992 tarihli ve (12); 27.04.1992 tarihli ve (25); 11.02.1993 tarihli ve (12); 11.2.1993 tarihli ve (16); 16.07.1993 tarihli ve (51); 25.02.1994 tarihli ve (16); 23.02.1995 tarihli ve (15); 24.10.1995 tarihli ve (76); 24.10.1995 tarihli ve (77); 28.03.1996 tarihli ve (19); 29.12.1997 tarihli ve (77); 05.08.1998 tarihli ve (35); 29.07.1999 tarihli ve (25); 26.11.1999 tarihli ve (38); 12.05.2003 tarihli ve (19); 01.07.2003 tarihli ve (24); 08.07.2008 tarihli ve (23) sayılı genelgeler,
yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlükten kaldırılan genelge ve genel yazılara, TNB internet sayfasında yer alan “YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILAN GENELGE VE GENEL YAZILAR” bölümünden ulaşılabilir.
Bilgi edinilmesini rica ederim.
Saygılarımla,
Yunus TUTAR
BAŞKAN
imza sirküleri genelgesi 2017/1
-
-
isabet oldu derlenip toparlandığı ihtiyaç vardı teşekkürler muharrem bey