Hukuki Danışmanlık - 4391
Bilgi Teknolojileri Müdürlüğü
Ankara, 01.03.2016
Özü: Noterlik Bilgi Sistemi'nin Kullanım Usul ve Esasları Hk.
........................ NOTER ODASI BAŞKANLIĞINA
........................ NOTERLİĞİNE
Yönetim Kurulunun 02.12.2015 günlü toplantısında alınan karar gereğince hazırlanan “Noterlik Bilgi Sistemi'nin Kullanım Usul ve Esasları” ile “Noterlik Bilgi Sisteminin Sahiplik ve Kullanım Hakları ile Şekline İlişkin Bildirim ve Kullanıcı Taahhütnamesi” Yönetim Kurulunun 24.02.2016 günlü toplantısında görüşülmüş ve kabul edilen metinlerin noterliklere duyurulmasına karar verilmiştir. Buna göre;
NOTERLİK BİLGİ SİSTEMİ'NİN KULLANIM USUL VE ESASLARI
Genel Bilgi:
NBS uygulaması akıllı istemci yapısında bir uygulama olup yaptığı tüm işlemlerde merkez ile haberleşmektedir. Uygulama üzerinde yapılan tüm işlemler ve işlemlere ait iz bilgileri TNB Bilgi Sistemlerinde bilgi güvenliği standartlarına göre tutulmaktadır. Ayrıca TNB Bilgi sistemleri üzerinden yapılan tüm kurumsal entegrasyonların da iz bilgileri detaylı olarak saklanmakta ve gerektiğinde sorgulanabilmektedir. İz kaydı tutma işlemi tek taraflı olmamakta, hizmet alınan kurumlarda da benzer şekilde alınan/ talep edilen bilgilerin iz kayıtları detaylı olarak tutulmakta, gerekli durumlarda karşılaştırmalar yapılmaktadır. Yapılan tüm kurumsal entegrasyonlar ikili protokoller ile yapılmaktadır. Diğer kurumlardan alınan/sorgulanan bilgilerin protokol kapsamındaki işler için sorgulanıp sorgulanmadığı sistemler tarafından tespit edilerek raporlanabilmekte ve gerektiğinde karşı kurumdan talep edilebilmektedir.
Noterlik Bilgi sistemi, esnek altyapısı sayesinde kurumsal entegrasyonlara ve internet üzerinden yapılacak başvuru/randevu istemleri ile benzeri haberleşmelere olanak sağlayan bir uygulamadır. Bunun doğal sonucu olarak da elektronik ortamda noterliklerle kurumların ve vatandaşların iletişimleri de gelişmektedir.
Noterlikler tarafından elektronik ortamda yapılacak e-posta haberleşmelerinde TNB tarafından noterliğe verilen kurumsal e-posta adresinin kullanılması gerekmektedir.
Sisteme Giriş
1- Tüm kullanıcılar kendi T.C. kimlik numaralarını kullanarak merkeze VPN bağlantısı kuracaktır.
2- Tüm kullanıcılar kendi T.C. kimlik numaralarını kullanarak sisteme giriş yapacaktır.
3- Tüm kullanıcılar sisteme ilk giriş sırasında “Noterlik Bilgi Sisteminin Sahiplik ve Kullanım Hakları ile Şekline İlişkin Bildirim ve Kullanıcı Taahhütnamesi”ni kabul ettiklerini onaylayacaktır.
4- Sisteme girişte NBS tarafından e-imza ile arşivlenmemiş belge uyarısı var ise, her kullanıcı kendi e-imza bekleyen belgesini e-imzası ile imzalayıp arşivledikten sonra işlemlere devam edecektir. Noter ya da Başkatip tüm belgeleri e-imza ile imzalayıp arşivleme yetkisine sahiptir.
İşlem Hazırlama
1- Makbuzu kesilerek tamamlanan bir noterlik işleminde tespit edilen hatalar, Noterlik Kanununun 81. maddesi hükümleri doğrultusunda düzeltilebilir veya değiştirilebilir.
2- Sahteliğinden kuvvetli şüphe duyulan işleme, işlemin yapıldığı noterlikte uyarı eklenerek yevmiye ile ilişkilendirilecektir. Bu uyarı ekleme işlemini noter ya da imzalayan noter görevlisi e-imzası ile yapabilir.
3- Dışarıda hazırlanan işlemlerin ekleri sisteme eklenecek ve ekler noterin, başkatibin veya işlemi imzalayan yetkili personelin e-imzası ile imzalanacaktır. Ekler TNB BTM tarafından yayınlanan standartlara uygun olacaktır.
4- Tüm tarafların e-imzası kullanılarak hazırlanan e-işlemlerde dayanaklar var ise sisteme eklenecek ve yevmiye ile ilişkilendirilecektir.
5- İşlemlerde “yerine” kaşesi kullanılmayacak, gerekirse, işlem imza alanı düzeltilerek yeniden yazdırılacaktır.
6- İşlem ilgilileri, Noterlik işlemine “ilgililer” bölümü kullanılmak suretiyle eklenecektir. Bunun dışında el ile herhangi bir ilgili eklemesi yapılmayacaktır.
7- Boş işlem kodları, sadece kayıtlı işlem türleri dışında kalan işlemler için kullanılacaktır.
8- Azilname, vekillikten istifa, düzeltme ve değişiklik beyanları yapılırken öncelikle ilgili işlem sistem üzerinden sorgulanacaktır. İlgili işlemin sistemde kayıtlı olmaması durumunda sorgulamasız işlem türlerinden işlem yapılacaktır.
Sorgulamalar
1- Diğer kurumlar üzerinden yapılan tüm sorgulamalar, ancak bir noterlik işlemi için yapılacak, noterlik işlemi ile ilgisi olmayan herhangi bir sorgulama yapılmayacaktır.
2- TNBBS veri tabanında saklanan elektronik arşiv içindeki belgelerin başka noterliklerden sorgulanmasının ön koşulları belgenin e-imzalı olarak arşivlenmiş olması, sorgulayan kişinin e-imzasının takılı olması ve sorgulayan noterlikte bir gün öncesine kadar e-imza ile imzalanıp arşivlenmemiş belgenin bulunmamasıdır.
3- TNBBS veri tabanında saklanan elektronik arşiv içinden bir belge sorgulandığında, Noter veya yetkili personel tarafından e-imza ile imzalanmamış belge içeriği sadece hazırlayan noterlik tarafından görülebilecek, diğer noterliklerden yapılan sorgulamalarda görüntülenmeyecektir.
Tahsilât
1- İnternet bağlantısı olduğu sürece NBS yazım bölümünden hazırlanan hiçbir işlemin manuel tahsilatı yapılmayacaktır. Bu işlem tahakkuk listesinden yapılmadığında merkezi verilerde tutarsızlıklar oluşabilecek ve noterliğin arşivi sağlıksız olacaktır.
2- Günlük alınan ve özellikle başka kurumlara bildirilen tüm raporlar yevmiye kapama işleminden sonra alınacaktır.
3- Manuel tahsilatlarda kimlik no alanları “11111111110” veya “00000000000” gibi geçersiz bilgiler ile doldurulmayacaktır.
4- İstisna ve muafiyet uygulanan işlemlerde açıklama alanları doğru ve geçerli veri ile doldurulacaktır.
5- Tahsilât işlemlerinde mümkün olduğunca Joker kod (İkmal, İade ve Değişik İşlem kodları) kullanılmayacaktır. Joker kod kullanımlarında, var ise, ortak hesap bilgisi doğru girilmelidir.
6- Tahsilât kaydı (vezne makbuzu bilgisi) üzerinde yapılacak düzeltme işleminde “Diğer Neden” bölümüne doğru bilgi girilecektir.
Arşivleme
1- Bütün işlemler, makbuzu kesilip tamamlandıktan sonra noter veya yetkili personelin e-imzası ile imzalanarak arşivlenecektir.
2- Yevmiye kapama sırasında e-imza ile imzalanıp arşivlenmemiş işlemler var ise, kapama işleminden önce e-imza bekleyen işlemler e-imza ile imzalanıp arşivlenecektir.
3- Elektronik arşive taranarak eklenmesine Yönetim Kurulu tarafından karar verilen noterlik işlemlerinin, makbuzu kesilip tamamlandıktan sonra, dairedeki asıl nüshasından taranarak sisteme eklenecektir.
4- Bir önceki maddede belirtilen işlemlerin asıl nüshalarında bir değişiklik yapılır ise dairedeki asıl nüshası üzerinden yeniden taranarak NBS uygulaması üzerinden sisteme atılacaktır.
Elektronik Ortamda Başvuru Sistemi
1- TNB web sayfası E-Hizmetler bölümünden yapılan elektronik başvurulara noterlik tarafından cevap verilecektir.
2- Randevu verme ve benzeri haberleşmelerin tümünde noterliğin TNB tarafından verilen kurumsal e-posta adresi kullanılacak, e-postayı hazırlayan ve gönderen noterlik görevlisinin adı, soyadı, unvanı ve kurumsal telefonu e-posta içine yazılacaktır.
Bilgi edinilmesi ile yukarıdaki esaslara göre işlem yapılmasını rica ederim.
Saygılarımla.
Yunus TUTAR
Başkan