VERGİ SİRKÜLERİ
NO: 2013/112
KONU: Defter Tasdikleri ve Ticaret Sicil Tasdiknamesi.
Türk Ticaret Kanunu'nun Defter tutma yükümlülüğü başlıklı 64 üncü maddesinde ticari defterlerin açılış ve kapanış tasdiklerine ilişkin hükümler yer almakta; ayrıca aynı maddenin üçüncü fıkrasının son cümlesinde “fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirlenir.” hükmüne yer verilmektedir.
Anılan yasa maddesine istinaden Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından 19 Aralık 2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmi Gazete'de Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ yayımlanmış ve bu konu 2012/139 No.lu sirkülerimiz ile duyurulmuştur.
Bu sirkülerimiz, yılsonuna yaklaştığımız bugünlerde defter tasdiklerine ve ticaret sicil tasdiknamesine ilişkin hatırlatmalarda bulunmak amacıyla hazırlanmıştır.
1. Vergi Usul Kanunu Uyarınca 2014 Yılında Kullanılacak Defterlerin Tasdiki
Vergi Usul Kanunu’nun Tasdike Tabi Defterler başlıklı 220 nci maddesinde tasdike tabi defterler; yevmiye ve envanter defterleri, işletme defteri, çiftçi işletme defteri, imalat ve istihsal vergisi defterleri (Basit İstihsal Vergisi defteri dahil), nakliyat vergisi defteri, yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri, serbest meslek kazanç defteri olarak belirtilmiştir.
Anılan Kanun’un Tasdik Zamanı başlıklı 221 inci maddesinde ise bu defterleri kullanacak olanların, bunları aşağıda yazılı zamanlarda tasdik ettirmeye zorunlu oldukları açıklanmıştır:
a) Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda;
b) Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;
c) Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;
d) Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya çeşitli sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce.
Yukarıda da görülebileceği gibi hesap dönemi takvim yılı olan mükelleflerin 2014 yılında kullanacakları defterleri en geç 31 Aralık 2013 tarihine kadar notere tasdik ettirmeleri gerekmektedir.
Diğer taraftan, aynı Kanun’un Tasdiki Yenileme başlıklı 222 nci maddesinde defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenlerin Ocakayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenlerin bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye zorunlu olduklarına hükmedilmiştir.
2. Türk Ticaret Kanunu Uyarınca Açılış ve Kapanış Onayı Yapılacak Defterler ve Onay Zamanları
Türk Ticaret Kanunu’nun defter tutma yükümlülüğüne ilişkin 64 üncü maddesinin üçüncü ve dördüncü fıkraları uyarınca fiziki ortamda tutulan;
· Yevmiye defteri,
· Defteri kebir,
· Envanter defteri,
· Pay defteri,
· Yönetim kurulu karar defteri,
· Genel kurul toplantı ve Müzakere defterinin
açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılacaktır. Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olanlarda Aralık ayı içinde) notere yaptırılacaktır.
Ayrıca pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri, yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilecektir.
Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olanlarda Haziranayı sonuna kadar), Yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olanlarda Ocak ayı sonuna kadar) notere yaptırılabilecektir.
Görüldüğü üzere, Türk Ticaret Kanunu’nda kapanış tasdikleri sadece yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defteri ile sınırlandırılmış olup, envanter defteri için bu şekilde bir zorunluluk yer almamaktadır.
Diğer taraftan, elektronik ortamda tutulan defterler açısından açılış ve kapanış onayları aranmayacaktır.
Defterlerin açılış ve kapanış onayları ile onay zamanlarına aşağıdaki tabloda ayrıca yer verilmiştir.
Açılış Onayı Yapılacak Defterler
Kapanış Onayı Yapılacak Defterler
Yevmiye defteri
Yevmiye defteri
Defteri kebir
-
Envanter defteri
-
Pay defteri
-
Yönetim kurulu karar defteri
Yönetim kurulu karar defteri
Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
-
Açılış onay zamanı
Kapanış Onayı ve Şekli
· Kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce,
· İzleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olanlarda Aralık ayı içinde) noter tarafından yapılır.
· Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundadırlar.
· Pay defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir.
Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olanlardaHaziran ayı sonuna kadar), Yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olanlarda Ocak ayı sonuna kadar) notere yaptırılabilecektir.
Açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunlu olan defterler
Yevmiye defteri
Defteri kebir
Envanter defteri
Yönetim kurulu karar defteri
Yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilecek defterler
Pay defteri
Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
3. Noterlerce Ticaret Sicili Tasdiknamesinin İstenmesi
Bahse konu Tebliğin Açılış onayı yapılacak defterler ve onay zamanı başlıklı 13. maddesinin 1.fıkrasında; “Tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır. Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur.” hükmüne yer verilmiştir.
Bu hüküm gereğince defterlerin açılış onaylarında, ticaret siciline kayıtlı mükellefler için ticaret sicil tasdiknamesi noterlerce aranılacaktır.
Yukarıda yapılan açıklamalar doğrultusunda, Ticaret Sicili Tasdiknamesi bulunmayan firmaların, ticaret sicil müdürlüklerinde oluşabilecek yoğunluğu dikkate alarak bu belgeyi geç kalmadan almaları faydalı olacaktır.
Saygılarımızla,