[size=2] Hukuk – 20988
[/size] Ankara, 06/12/2013
Özü: E-imzaya ilişkin bilgiler ve kullanım şekli hk.
............................NOTER ODASI BAŞKANLIĞINA
............................NOTERLİĞİNE
Bilindiği üzere; noterliklerimizde elektronik ortamda yapılan tüm iş ve işlemler için yeni dönemde kobil kullanımı yerine 5070 sayılı yasa ile tanımlanan e-imza kullanımına geçilecek ve kullanıcı denetimi bundan sonra e-imza ile sağlanacaktır. Bu amaçla tüm noterlerimize ve noterlik çalışanlarına e-imza cihazları dağıtılmıştır.
Noterlik Bilgi Sisteminin 1 Ocak 2014 tarihinden itibaren başlatılacak olan üç aşamalı geçiş işleminin ikinci aşamasında e-imza kullanımı noterliklere açılacaktır.
Noterlerimize ve personelimize dağıtılan e-imza’lar tamamen kişiye bağlı nitelikte olup, üçüncü bir kişiye herhangi bir şekilde devredilemez ve kullanımına verilemez. Birlik tarafından satın alınan bu cihazların içinden e-imza bilgisinin çıkarılıp cihazı başka yerde kullanmak da mümkün değildir. Bu sebeple, e-imza sahibi (noter ya da personel) noterlikten ayrıldığında e-imzasını da birlikte götürecektir. Yeni bir personel işe alındığında, eğer e-imzası varsa yeniden bir e-imza alınmayacaktır. E-imza, noterliğe özgü olmayıp, kişiseldir. Bu sebeple, geçerli bir imza sağlayıcısından e-imza alınması durumunda bu cihaz, sertifikası geçerli olduğu sürece gerek noterlik gerekse noterlik dışı iş ve işlemlerde kullanabilir.
Mevcut durumda noterliklere e-imza Birlik tarafından sağlanmıştır. Bunun yanı sıra yeni bir personel ya da işe yeni başlayacak olan bir noterin imza sağlayıcıların herhangi birinden alınmış olan ve de sertifikası halen geçerli olan imzası da sistem tarafından kabul edilecek ve kullanılabilecektir.
E-imza’nın NBS içinde kullanımı;
Sisteme giriş güvenliğini,
Yapılan işlemin kullanıcı bazında kayıt altına alınmasını,
Kullanıcıların kendi bilgileri dışında, onların adına girişlerin engellenmesini,
Elektronik ortamda yapılan işlemin güvenliğini,
Üretilen noterlik belgesinin elektronik ortamda geçerli bir kopyasının saklanmasını ve bu sayede çok büyük bir elektronik bilgi bankasının arka planda hazırlanmasını, sağlayacaktır.
E-imza, Noterlik Bilgi Sistemi içinde hem kişiyi tanımlayıcı hem de çevrim içi sorguların kontrolü amacıyla kullanılacak ve kullanım özellikleri kullanıcı tiplerine göre şu şekilde olacaktır;
NBS programına girişte mutlaka e-imza kullanılacaktır.
Kullanıcı, e-imzasının bulunduğu cihazı bilgisayarına takmadan NBS programına giriş yapamayacaktır.
Bu işlem sırasında kullanıcıdan e-imza şifresi istenmeyecek, NBS için önceden belirlenmiş olan ve tnb.org.tr sitesine “üye giriş” yaparken kullanılan şifre ile giriş yapılacaktır.
Ayrıca, www.tnb.org.tr sitesine girişte ve bazı uygulamaların kullanımında e-imza kullanımı zorunlu olacaktır. Bu bağlamda; tüm KPS sorgu servisleri, mirasçılık belgesi, GİB Defter ve Belge uygulamaları, muhasebecilere şifre verme ve benzeri çevrim içi sorgular içeren uygulamalar e-imza ile çalışacaktır.
Şifre değişikliği:
Sisteme ilk kez dahil olacak olan kullanıcıların ilk şifre girişi sırasında yeni şifre belirleme işlemleri için e-imza kullanımı zorunludur. Mevcut olan şifrelerini değiştirmek isteyen tüm kullanıcılar, NBS ya da tnb.org.tr üye giriş bölümünde kullandıkları şifreleri değiştirebilmek için e-imza kullanacaklardır. Şifre değişiklik programları e-imza olmadan çalışamayacaktır.
İmza yetkisi bulunmayan kâtipler:
NBS uygulamasını kullanarak belge hazırlayan ve imza yetkisi bulunmayan kullanıcılardır. Bu kullanıcıların, belgelerin hazırlanması sırasında kimlik, adres ya da Gelir İdaresi Başkanlığı sistemlerinden tüzel kişi bilgi sorgusu gibi çevrim içi yaptıkları sorgularda e-imzaları mutlaka sistemde takılı olmalıdır. Eğer takılı değilse sistem bu sorguları yapmayacak ve kullanıcıyı e-imzayı takması için uyaracaktır.
Veznedar:
Noterlik işlem giderlerini tahsil için NBS sistemini kullanan veznedarın da çalışma süresi boyunca e-imzası sisteme takılı olacaktır. İşlem güvenliği ve kullanıcı işlem kaydı açısından, gerek merkezden tahakkuk listesi sorgusu, gerekse diğer çevrim içi sorgular için e-imza arka planda sistem tarafından otomatik olarak sorgulanacaktır.
Noter ve diğer imza yetkili kişiler:
Hazırlanan belgelere ıslak imza atma yetkisi bulunan noter, başkâtip, kâtipler de NBS sistemine girdiklerinde e-imzaları sisteme takılı olmalıdır. Noterlik işlemleri, tahsilâtı yapıldıktan ve ıslak imzalar atılıp tamamlandıktan sonra buna ilişkin belgeler aynı yetkili kişi tarafından elektronik imza ile imzalanarak arşivlenecektir. Bu işlem sırasında, yetkili kullanıcıdan e-imza pin kodu girilmesi istenecek ve imzalanması gereken elektronik belgeler listesinden seçtikleri arka planda sistem tarafından otomatik olarak imzalanıp zaman damgası ile damgalanacak ve müteakiben bu belgeler elektronik arşivde yerini alacaktır.
Elektronik arşivin geçerli ve diğer kurumlar tarafından kullanılabilir olması için, belgelerin uluslararası standartlara uygun formatta, geçerli bir e-imza ile imzalanmış olması zorunludur. Örneğin; noterlikte hazırlanan bir avukat vekaletnamesi elektronik imza ile imzalanmamışsa arşive kaydı yapılamayacak ve dolayısıyla arşiv kayıtlarında olmayan bu belge mahkemeler tarafından UYAP aracılığı ile sorgulandığında görülemeyecektir. Bu durumda noterlik fiziksel arşivinde vekâletname belgesinin aslının olmasına rağmen elektronik ortamda yapılan iş ve işlemlerde bu belge görülemeyecek ve elektronik arşivde bulunmaması nedeniyle de ilgili tarafından ibraz edilen kâğıt ortamındaki belge doğrulanamamış olacaktır. Bu nedenle, noterliklerde hazırlanan ve ilgililerine verilen belgelerin tümü ıslak imzayı atan yetkili tarafından elektronik imzası ile de imzalanmalı ve elektronik arşive kayıt edilmelidir.
Noterlik dışında e-imza kullanımı;
Noterlerimiz ve personel, ellerinde bulunan e-imza ile kurum dışında, başka uygulama alanlarında da e-imzalarını özgür biçimde kullanabilirler. Örneğin, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi olanlar e-imzalarını KEP ile ileti göndermek için kullanabilirler. E-devlet kapısı (www.turkiye.gov.tr) sitesine e-imza ile giriş yapıp kişisel ve kurumsal bilgilere erişebilir, kurumlarda kendilerine ait işlemleri yapabilirler.
E-imza cihazının kaybı ya da çalınması:
E-imza cihazının; kaybolması, çalınması, şifresinin (pin/puk) unutulması ya da herhangi bir nedenle kullanılmaz hale gelmesi durumlarında kullanıcının hemen ilgili firma ile iletişime geçmesi gereklidir. Bu konuda Türkiye Noterler Birliği ve Bilgi İşlem Müdürlüğünce yapılabilecek bir işlem bulunmamaktadır.
Bilgi edinilmesini rica ederim.
Saygılarımla
Yunus TUTAR
Başkan
(GENEL YAZI:119)